۳ روش ساده برای افزایش اعتماد بین اعضای تیم
برای ایجاد یک فرهنگ و محیط مبتنی بر اعتماد، تمام افراد در شرکت باید تعهد خود را نشان دهند. این ممکن است حتی برای بهترین شرکت‌ها هم اتفاق بیفتد که مدیران شرکت تا پیش از مصاحبه‌ی خروج یک کارمند ارزشمند، دلایل او برای ترک شرکت را درک نمی‌کنند. این مدیرها شاید اصلاً فکر نمی‌کردند که کارمندان آن‌ها حسی جز رضایت و خوشحالی در محیط کار داشته باشند! به‌عنوان رهبر یک سازمان، ما احتمالاً احساس اضطراب، ترس، ناامیدی و شاید هم گاهی اوقات مورد خیانت واقع شدن می‌کنیم. ولی با این حال، تحقیقات نشان می‌دهد که کارکنان به مدیران و همکاران خود بیش از نهادهایی مانند هیئت مدیره شرکت اعتماد دارند. ولی از چه راهی برای افزایش اعتماد استفاده کنیم؟
چه چیزی باعث این حس می‌شود؟ این ارتباط در چه نقطه‌ای قطع شده است؟ متداول‌ترین دلایل برای استعفای مهره‌های کلیدی شرکت چه چیزی است؟ کارمندان باید احساس کنند که مهم هستند. سازمانی که اعضای خود را هم در تصمیمات مشارکت می‌دهد، به تیم و کارمندان خود اعلام می‌کند که شما مهم هستید و صدای آن‌ها شنیده می‌شود. این حس اعتماد در نهایت کارمندان و کارگران را تشویق می‌کند که تا صحبت کنند و ایده جدید یا حتی نظرات مخالف خود را بیان کرده و به هر طریقی مشارکت کنند.
فقدان شفافیت از سوی دیگر می‌تواند منجر به بی‌اعتمادی شود. این حس به‌خصوص ممکن است برای کارمندانی اتفاق بیفتد که دورکاری می‌کنند. آن‌ها احتمالاً احساس انزوا و طرد شدن خواهند کرد. بنابراین، حتی اگر اکثریت مدیران و کارمندان اعلام کنند که هدایت و تصمیم‌های این سازمان فراگیر است، نیروهای کار ترکیبی و راه‌دور آزمایش خواهند کرد که آیا احساس حضور در شرایطی برابر را دارند یا خیر.
از آنجایی که امروزه شرکت‌های بیشتری از محیط کار ترکیبی استفاده می‌کنند، باید توجه بسیار زیادی به موضوع ایجاد اعتماد (هم میان کارمندان حضوری و هم کارمندان دورکار) داشته باشند. این سازمان‌ها باید مطمئن شوند که استراتژی‌های ساخت جلب اعتماد آن‌ها شامل هر دو گروه نیروی کارشان می‌شود. در همین راستا، چند پیشنهاد ساده و کاربردی برای ایجاد یک فرهنگ و محیط مبتنی بر اعتماد را برای شما مطرح خواهیم کرد.
رهبری و مدیریت سازمان باید پا پیش بگذارد
این جمله‌ی معروف که مردم به سازمان‌های مختلف ملحق می‌شوند و مدیران سازمان‌های قبلی را ترک می‌کنند امروزه بیش از هر زمان دیگری صادق است. جای تعجبی هم نیست، چرا که یک گسست در حلقه‌های ایجاد اعتماد در شرکت و بین مدیر و کارمندان رخ داده است.
بنابراین، چه کسی مسئول اعتمادسازی در یک سازمان است؟ در واقع، همه مسئول هستند. اعتمادسازی در مدل‌های سازمانی به عوامل مختلفی (یک نمونه برای مثال: روابط فردی) بستگی دارد که نیازمند همکاری تمام افراد است. در نتیجه، همانند فرهنگ سازمانی، تمام افراد مسئول ایجاد حس اعتماد هستند.
ولی اگر بخواهیم به منشاء اصلی و خاصی اشاره کنیم که وجود آن باعث دوام این احساس اعتماد در آینده هم می‌شود، باید عنوان کنیم که پارادایم اعتمادسازی از راس و بالای شرکت شروع می‌شود. در واقع، مدیران و رهبران اصلی شرکت باید پیام‌هایی شفاف ارسال کنند.
اگر مدیران سازمان ارتباط کافی با بخش‌های تحت مدیریت خود برقرار نکنند، حتی یک عدم شفافیت کوچک هم می‌تواند منجر به شک و تردید شده و اعتماد را از بین ببرد. برای مثال، سیاست‌های کاری مختلفی را تصور کنید که ایمنی کارمندان در آن‌ها در نظر گرفته نشده است. فقدان مسیر‌های شغلی مشخص، دستورات واکسن مبهم و شرایط کاری بسیار بی‌ثبات و متغیر هم جزو سایر مثال‌هایی است که می‌تواند به‌سرعت منجر به احساس بی‌اعتمادی به شرکت و مدیریت شود. بنابراین، سکوت شرکت و عدم شفاف سازی، در کنار دورکاری، سوءبرداشت‌ها را تقویت کنند. به همین خاطر، مدیرها همیشه باید بسیار واضح و به‌موقع صحبت کرده و اعلام موضع کنند.
توجه کافی و یا حتی بیشتری به کارمندان دورکار داشته باشید
سطح اعتماد کارکنان ارتباط مستقیم و بسیار نزدیکی با حضور فیزیکی آن‌ها در محیط کار و سازمان دارد. کارمندان دورکار (و یا ترکیبی) ممکن است احساس انزوا بیشتری داشته باشند و همین امر ممکن است آن‌ها را از سازمان دور کند.
مراقب باشید که اهمیت بیشتری به گروه کارمندان حضوری ندهید و تفاوتی بین این دو گروه قائل نباشید. این موارد می‌تواند برای کاهش نابرابری در قبال کارمندان دورکار بسیار مفید باشد:
- شما می‌توانید احساس اعتماد بین کارمندان را از طریق ایجاد یک فرهنگ کار مجازی و جذاب بیشتر کنید. در این فرهنگ جدید، همکاری اعضای گروه (فارغ از سایر مسائل) بیشترین اهمیت را باید داشته باشد.
- مراقب باشید که بازخوردهایی دلسوزانه ارائه می‌کنید و کارمندان را برای حضور فیزیکی و کار حضوری تشویق نکنید. به‌عبارت‌‌دیگر، طوری رفتار و صحبت نکنید که افراد دورکار حس کنند یک مزیت و امتیاز را از دست داده‌اند.
- شما می‌توانید احساس اعتماد را از طریق تشویق کارکنان دوکار به حضور در دوره‌های آموزشی توسعه و ارتقاء شغلی افرایش دهید.
سوگیری فوق (گرایش به سمت نزدیکی و کارمندان حضوری) بسیار خطرناک است. در حالی‌که مدیران و کارکنان ممکن است متوجه رخ دادن این اتفاقات نباشند، ولی ناگهان خیلی دیر شده و دیگر کاری از دست آن‌ها ساخته نیست. این طبیعت انسان است که پیوند بهتری با افرادی برقرار می‌کند که روزانه با آن‌ها در ارتباط است. برای مثال، وقتی در مورد یک خبر جنجالی و یا حین خوردن نوشیدنی با کسی صحبت می‌کنید، ارتباط بسیار بیشتری با او برقرار می‌کنید. همه‌ی این‌ها باعث شده که مدیریت نیروهای کار مختلف (حضوری، دورکاری و ترکیبی) بسیار دشوار بوده و مجموعه‌ای از چالش‌ها را برای فرد به همراه داشته باشد. محیط‌های کار ترکیبی (بخشی حضوری و بخشی مجازی) امروزه بسیار متداول شده و طبق یک نظرسنجی، حدود ۳۳ درصد مدیران امروزه از این روش استفاده می‌کنند.
ایجاد یک فرهنگ مبتنی بر اعتماد در میان افراد دورکار واقعاً کاری دشوار و پیچیده است، اما غیرممکن نیست. بدون برداشتن گام‌های مناسب در جهت ایجاد اعتماد، نارضایتی کارکنان از دورکاری و بی‌عدالتی ممکن است هرلحظه گریبان‌گیر سازمان شما هم شده و ریسک از دست دادن نیروی کار هم بالاتر می‌رود. بنابراین، توجه و دخیل کردن کارکنان دورکار بسیار اهمیت دارد.
برای ایجاد و افزایش اعتماد، باید از قبل برنامه داشته باشید
اعتماد مانند یک نخ نامرئی تمام افراد کسب‌و‌کار را به یکدیگر متصل می‌کند. وجود این عنصر برای فرهنگ سازمانی حیاتی است. همانطور که برند و شهرت سازمان برای تمام اعضای گروه و سازمان اهمیت دارد، تقویت اعتماد از طریق افزایش شفافیت هم چیزی است که تمام اعضای سازمان باید به آن متعهد باشند. با این حال، ۴۱ درصد مدیران عدم رعایت این موضوع (فرهنگ مشارکت در جلب اعتماد) را چالش اصلی خود برای ایجاد اعتماد می‌دانند.
اجازه دهید که رهبران سازمان پیام اعتماد را در سراسر سازمان تقویت و پخش کنند و سپس در صورت لزوم، قدم‌هایی را جهت اثبات آن بردارید. با این حال، وقتی مشکلی پیش می‌آید و حس اعتماد در سازمان از بین می‌رود، شما باید داوطلب شده و بگویید «ما اشتباه کردیم، حالا باید این مشکل را حل کنیم، به‌نظر بهتر است این تغییرات را انجام دهیم تا اوضاع بهتر شود.»
اگر هرکس درباره کاری که می‌کند مطلع باشد و به آن احاطه داشته باشد، مقدار اعتماد افزایش پیدا می‌کند. این موضوع شامل ارائه و دریافت بازخوردهای معناداری است که واقعاً برای کمک کردن ارائه می‌شوند. در هرحال، ایجاد اعتماد در یک سازمان بسیار ارزشمند است و هیچ‌کس تمایل ندارد با گروهی افراد ناراضی کار کند.
اگرچه امروزه خیلی از مردم دورکاری انجام می‌دهند، ولی این بخش از کارمندان نباید مورد غفلت واقع شوند. ارتباط مداوم با کارکنان دورکار باید بهبود و شکل‌گیری اعتماد بین اعضای شرکت می‌شود. با این حال، خیلی از مدیران اصلی شرکت متوجه این موضوع نیستند که بسیاری از مدیران زیر دست آن‌ها در رهبری تیم‌های دورکار و یا کمک به ایجاد یک سیستم مجازی و دورکاری مهارت ندارند. از سوی دیگر، افراد تحت تاثیر نزدیک‌ترین افراد قرار می‌گیرند. به عبارت دیگر، مدیران اصلی شرکت شاید دغدغه کارکنان و اعتماد را داشته باشند، ولی مدیران رده دوم قادر به انجام صحیح وظایف نباشند. از آنجایی که کارکنان بیشتر در ارتباط با مدیران مستقیم خود هستند، به حس اعتماد در شرکت احتمالاً ضربه وارد شود. در چنین شرایطی، مدیران اصلی سازمان باید سازوکار و شرایطی را فراهم کنند که کارکنان بدانند امکان برقراری مستقیم ارتباط با مدیران رده اصلی سازمان وجود دارد و حرف‌های آن‌ها شنیده می‌شود.
در انتها، به یاد داشته باشید که اصولاً برای تمام کارکنان مهم است که در محیطی قابل اعتماد کار کنند و خودشان هم در شکل‌دهی آن مشارکت داشته باشند. به عنوان یک رهبر، شما باید شفاف‌سازی کنید که همه ما در کنار هم هستیم و با کمک یکدیگر به اهداف می‌رسیم. بنابراین، فرقی نمی‌کند که یک شرکت را مدیریت می‌کنید و یا اینکه مسئول استخدام در آنجا هستید، سعی کنید در مورد مسائل مختلف شفاف‌سازی کرده و ترس و اضطراب کارکنان در مورد این مسائل را کنار بگذارید. آن‌ها در این صورت متوجه می‌شوند که اهمیت دارند و اعتماد آن‌ها افزایش پیدا می‌کند.
منبع: Fastcompany
