همه چیز درباره‌ی تکنیک مدیریت زمان پومودورو

به اتمام رساندن برخی کارها سخت است، به‌خصوص اگر به صورت فریلنس و خویش‌فرما کار می‌کنید؛ یا حتی انجام برخی کارهای روتین و تکراری، مثل تمیز کردن خانه یا انباری. اگر شما هم در به اتمام رساندن کارها مشکل دارید، تکنیک پومودورو (Pomodoro) که روشی فوق‌العاده در مدیریت زمان است می‌تواند کمک کند تا بر حواس‌پرتی یا تمرکز بیش از حد خود بر روی جزئیات فایق آیید و با تقسیم کارها به قطعات کوچک زمانی و استراحت در بینشان، آن‌ها را به انجام برسانید.

مهم‌ترین و بهترین ویژگی این تکنیک آسان بودن آن است. اگر شغل پر مشغله‌ای مثل تولید محتوا یا ترجمه دارید که به واسطه‌ی آن از شما انتظار می‌رود ساعت‌های متمادی پشت لپ‌تاپ خود بنشینید و مشغول انجام کار باشید، این تکنیک می‌تواند در به انجام رساندن وظایفتان و مدیریت صحیح زمان، کمک شایانی کند تا بتوانید به سرعت وظایف کاری خود را به انجام برسانید و زمان کافی برای امور شخصی خود هم داشته باشید. در ادامه‌ی این مطلب از دیجی‌کالا مگ، این تکنیک را به طور کامل تشریح کرده‌ایم و می‌خواهیم ببینیم که چگونه می‌توانید آن را در زمینه‌ی تمام کارها و وظایف‌ خود اعمال کنید.

• همه چیز درباره‌ی مشاوره‌ی روان‌شناختی غیر حضوری و درمان آنلاین

تکنیک پومودورو چیست؟

تکنیک پومودورو (Pomodoro) در اوایل دهه‌ی ۱۹۹۰ توسط کارآفرین و نویسنده‌ی مطرح، آقای فرانچسکو سیریلو (Francesco Cirillo) اختراع شد. سیریلو این سیستم را از روی نام تایمر گوجه‌ای شکل مخصوص آشپزخانه که «Pomodoro» نام داشت و از آن برای زمان‌بندی و مدیریت زمان کارهای خود در زمان دانشجویی استفاده می‌کرد، نام‌گذاری کرد.

روش کار ساده است؛ هنگامی که با هر کار بزرگ یا مجموعه‌ای از کارها روبه‌رو می‌شوید، باید کار را به فواصل کوتاه و زمان‌بندی شده که هر کدام از آن‌ها یک «پومودورو» نامیده می‌شود، تقسیم کنید و در بینشان وقفه‌های زمانی کوتاه قرار دهید. این کار به مغز می‌آموزد تا برای مدت کوتاهی متمرکز شود و کمک می‌کند تا در مهلت‌های تعیین شده کار را به موقع تحویل دهید. علاوه بر این با گذشت زمان حتی می‌تواند به بهبود دامنه‌ی توجه و تمرکز هم کمک کند.

پومودورو یک سیستم چرخه‌ای است. شما با کار کردن در بازه‌های زمانی کوتاه مدت این اطمینان را حاصل می‌کنید که به طور مداوم و مثمر ثمر مشغول به انجام کارها و به پایان رساندن آن‌ها هستید. در این سیستم همچنین باید به طور منظم استراحت کنید تا علاوه بر تقویت انگیزه، خلاقیتتان هم حفظ شود.

• ۸ راهکار برای رسیدن به آرامش ذهنی پس از یک روز پر مشغله

تکنیک پومودورو به چه صورت عمل می‌کند؟

تکنیک پومودورو یکی از ساده‌ترین روش‌های افزایش بهره‌وری است. تمام آنچه که نیاز دارید یک تایمر است. غیر از آن به هیچ برنامه، کتاب یا ابزار خاصی نیاز ندارید؛ هرچند اگر به اطلاعات بیشتر در خصوص این تکنیک نیاز داشته باشید، تعداد زیادی کتاب و مقاله وجود دارد که بعدا درباره‌ی آن‌ها بیشتر صحبت می‌کنیم. کتاب آقای سیریلو تحت عنوان «تکنیک پومودورو» کتابی خواندنی و مفید است، اما خود سیریلو هم اصراری بر خرید یا مطالعه این کتاب نداشته است. در اینجا نحوه‌ی شروع کار با تکنیک پومودورو در پنج مرحله آورده شده است؛

1. کاری که قصد انجامش را دارید مشخص کنید.
2. تایمر را برای ۲۵ دقیقه تنظیم کنید.
3. کار را آغاز کنید و تا زمانی که زنگ تایمر به صدا در نیامده به انجام آن ادامه دهید. سپس وقتی که زمان تایمر به انتها رسید و زنگ زد، روی کاغذ یک علامت بگذارید.
4. کمی استراحت کنید (۵ دقیقه خوب است).
5. به ازای هر ۴ علامت روی کاغذ یک استراحت طولانی‌تر بکنید.

این استراحت «طولانی‌تر» معمولا به مدت ۱۵-۳۰ دقیقه است، در این فاصله هر کاری که لازم است انجام بدهید تا انرژی از دست رفته دوباره برگردد و برای شروع یک جلسه ۲۵ دقیقه‌ای دیگر آماده باشید. در طی یک روز کاری اگر این فرآیند را چند بار تکرار کنید در حقیقت کارهای زیادی به انجام خواهید رساند علاوه بر اینکه زمان زیادی هم برای استراحت خواهید داشت تا بتوانید یک فنجان قهوه بنوشید یا بطری آب یا نوشیدنی خود را برای ۲۵ دقیقه بعدی دوباره پر کنید.

توجه به این نکته هم مهم است که بدانید واحد‌های ۲۵ دقیقه‌ای یا همان پومودروها، واحدهایی غیر قابل تقسیم هستند؛ این بدان معنی است که اگر توسط یک همکار، به واسطه‌ی یک ملاقات یا هر رویداد اضطراری دیگری کارتان قبل از تمام شدن تایمر ۲۵ دقیقه‌ای، قطع شد، دو انتخاب دارید؛ یا باید تایمر را همان موقع متوقف کنید و بعدا دوباره یک بازه‌ی ۲۵ دقیقه‌ای از نو شروع کنید یا باید تا خاتمه یافتن زمان تایمر به کار خود ادامه دهید و کار اضطراری پیش آمده را به بعد موکول کنید. اگر می‌توانید دومی را انجام دهید، سیریلو استراتژی «اطلاع رسانی، مذاکره و تماس مجدد» را پیشنهاد می‌کند:

1. به عامل حواس‌پرتی (دوست، همکار و…) اطلاع دهید که هم‌ اکنون مشغول انجام کاری هستید.
2. زمانی را تعیین کنید که بتوانید به موقع به موضوع پیش آمده بپردازید.
3. وقتی که بازه‌ی ۲۵ دقیقه‌ای انجام کارتان تمام شد و آماده‌ی پرداختن به مسأله‌ی پیش آمده هستید، با طرف مقابل تماس بگیرید.

مطمئنا، تمام عوامل حواس‌پرتی به این سادگی نیستند و بعضی از آن‌ها توجه فوری را می‌طلبند. اما در بسیاری از اوقات به‌سادگی می‌توانید به همکار خود بگویید: «من الان در حال انجام کاری هستم، اما ده دقیقه دیگر سرم خلوت می‌شود.» این کار نه تنها از درگیری نابه‌جا جلوگیری می‌کند، بلکه باعث حفظ کنترلتان بر روی پروژه‌ها و روز کاری می‌شود.

از آنجا که تایمر تنها ابزار ضروری و لازم برای اجرای تکنیک پومودورو است، می‌توانید با نصب یک برنامه‌ی تایمر بر روی گوشی خود یا با استفاده از یک کرنومتر یا حتی یک تایمر مخصوص آشپزی از این تکنیک استفاده کنید. آقای سیریلو خودش یک تایمر دستی را ترجیح می‌داد و معتقد بود که پیچاندن تایمر به مثابه اراده کردن و تصمیم گرفتن برای انجام کار است. با این حال، ما چند نمونه از اپلیکیشن‌های پومودورو را که ویژگی‌های بیشتری نسبت به یک تایمر ساده دارند، بررسی کرده‌ایم تا اگر برایتان مفید بودند، از آن‌ها استفاده کنید؛

• اپلیکیشن تحت وب Marinara Timer: این تایمر آنلاین را می‌توانید در یک برگه در مرورگرتان باز کنید سپس آن برگه را پین کنید تا همیشه به آن دسترسی داشته باشید. در این برنامه شما می‌توانید هشدارهای تایمر خود را انتخاب کنید تا بدانید چه زمانی باید کار کنید و چه زمانی می‌توانید استراحت کنید. این برنامه از قابلیت انعطاف بالایی برخوردار بوده و برای استفاده از آن مجبور نیستید چیزی نصب کنید.
• اپلیکیشن Tomighty: که یک برنامه‌ی تایمر پومودورو است و قابلیت نصب بر روی تمامی سیستم‌های عامل را دارد. پس از اجرا و تنظیم این تایمر، می‌توانید این برنامه را ببندید، سپس در زمان مقرر از پیش تعیین شده برنامه دوباره با اجرای صدای زنگ باز می‌شود. این برنامه به طور پیش‌فرض از قوانین زمان‌بندی پومودورو پیروی می‌کند، ولی با این حال قابلیت برنامه‌ریزی شخصی و تغییر زمان‌بندی را دارد.
• برنامه Eggcellent: ترکیبی از تایمر پومودورو و برنامه‌ی مدیریت وظایف است. این برنامه با استفاده از نشانه‌های بصری بیشتری تکمیل شدن وظایف را اعلام می‌کند و کارهای بعدی که باید انجامشان دهید را ارائه می‌دهد. علاوه بر این می‌توانید تخمین بزنید که برای انجام یک کار به چند پومودورو (زمان) نیاز دارید و پیشرفت خود را بر این اساس پیگیری کنید.
• برنامه Focus Timer: یک تایمر با تعداد زیادی امکانات و ویژگی‌های منحصر‌به‌فرد است که برای سیستم عامل iOS طراحی شده است. می‌توانید مدت زمان کار و استراحت را به دلخواه خود تعیین کنید، سوابق کارهای انجام شده خود را مرور کنید تا ببینید تمرکز شما چه مقدار بهبود یافته است، مدت زمان کار باقی مانده‌ی خود را به‌راحتی مشاهده کنید و با استفاده از یک سیستم رتبه‌بندی مبتنی بر تعداد ستاره، کیفیت کار انجام شده خود را ارزیابی کنید. علاوه بر این‌ها حتی می‌توانید صداهای برنامه را به دلخواه خود تنظیم کنید و برنامه را به گونه‌ای تنظیم کنید که وقتی تلفن خود را قفل می‌کنید صدای تیک‌تیک ساعت را بشنوید و به این طریق تمرکزتان را حفظ کنید.

این‌ها فقط چند نمونه از ابزارهای خوب و مفید برای استفاده از تکنیک پومودورو بودند. علاوه بر این‌ها می‌توانید از Google به‌عنوان تایمر استفاده کنید یا هر چیز دیگری را که خواستید امتحان کنید، اما به یاد داشته باشید که تمرکز روش پومودورو روی انجام دادن کار است نه تایمر استفاده شده.

این تکنیک برای چه افرادی مناسب‌تر است؟

تکنیک پومودورو اغلب توسط برنامه‌نویسان، طراحان و سایر افرادی که مجبورند به طور منظم کارهای خلاقانه را ارائه دهند، استفاده می‌شود؛ اساسا، برای افرادی که باید چیزی تولید کنند تا توسط دیگران بررسی شود. این بدان معنی است که همه‌ی افراد از نویسندگانی که در حال نگارش کتاب خود هستند تا مهندسین نرم‌افزار که روی طراحی یک بازی ویدیویی کار می‌کنند، می‌توانند از سیستم زمان‌بندی جلسات کاری و استراحت به موقع پومودورو بهره‌مند شوند.

با این حال، این تکنیک برای افرادی که به لحاظ کاری چنین اهداف سختگیرانه‌ای ندارند هم مفید است. هر کس دیگری که به طور مدام مجبور به مطالعه یا خواندن مطالب مختلف است هم می‌تواند از آن استفاده کند. اگر مهندس کامپیوتر هستید و باید تعداد زیادی تیکت را چک کرده و پاسخ دهید، می‌توانید یک تایمر تنظیم کرده و از طریق آن کار کنید تا زمان آن به اتمام برسد. پس از آن وقت استراحت است. استراحت که تمام شد دوباره برمی گردید و کار را از همان جایی که قطع کرده بودید ادامه می‌دهید، یا یک مجموعه‌ی جدید از تیکت‌ها را شروع می‌کنید.

اگر به کارهای هنری اشتغال دارید هم وقفه‌های مکرر به شما این امکان را می‌دهد که با فاصله گرفتن از فرآیند خلق، کارهای خود را مرور کنید، به مراحل بعدی کار خود فکر کنید و اطمینان حاصل کنید که با این شیوه از کار کردن خسته نمی‌شوید. تکنیک پومودورو تقریبا با هر نوع کار و فعالیتی قابلیت انطباق و سازگاری دارد و در همه‌ی حیطه‌های تحصیلی و کاری می‌توانید از آن استفاده کنید.

در آخر، مهم است که به یاد داشته باشید تکنیک پومودورو یک سیستم افزایش بهره‌وری است نه مجموعه‌ای از قوانین دست و پاگیر که هدفشان محدود کردن شما باشد. هدف از این سیستم این است که کمک کند وارد فاز انجام کار بشوید و تمرکز کنید و همچنین این مسأله که یادآوری کند بین انجام کارهایتان استراحت کرده و تجدید انرژی کنید. وقفه‌های منظم برای افزایش بهره‌وری مهم و حیاتی است. همچنین به خاطر داشته باشید که تکنیک پومودورو تنها یک روش از بین هزاران روش دیگر است و ممکن است برایتان مفید باشد یا نه.

این تکنیک قابلیت انعطاف زیادی دارد، اما با این حال اگر احساس می‌کنید براییتان متناسب نیست، نیازی نیست که سعی کنید کارهای خود را از طریق آن انجام دهید. بهره‌وری همه چیز نیست. در واقع  بهره‌وری فقط وسیله‌ای است برای رسیدن به هدف و راهی برای صرف وقت کمتر برای  انجام کارهایی که باید انجام شوند تا بتوانید بعد از آن وقت بیشتری را برای کارهایی که دوست دارید انجام دهید اختصاص دهید. اگر این روش برایتان مفید بود و کمک کرد، آن را دنبال کنید؛ اگر نه، هیچ اجباری برای انجام آن وجود ندارد.

• ۱۷ فایده‌ی باورنکردنی مدیتیشن برای سلامت ذهن و جسم

ادغام تکنیک Pomodoro با سایر روش‌های افزایش بهره‌وری

از آنجا که تکنیک پومودورو فقط بر روی «چگونگی انجام کار» تمرکز دارد و به «چگونگی سازماندهی کارها» توجهی ندارد، برای کسب نتیجه‌ی بهتر، توصیه می‌شود که این تکنیک را با سایر روش‌ها و سیستم‌های افزایش بهره‌وری ترکیب کنید.

به‌عنوان مثال، اگر با سیستم مدیریت و اولویت‌بندی وظایف GTD یا «Getting Things Done» کار کرده‌اید و از آن راضی هستید، می‌توانید از آن برای سازماندهی و اولویت‌بندی وظایف و کارهایتان استفاده کنید و سپس برای انجام عملی کارها از تکنیک Pomodoro استفاده کنید. این تکنیک همچنین با روش‌هایی همانند کایزن که بر بهبود مستمر و پیوسته تأکید دارد یا سیستم اسکرام که بر انعطاف‌پذیری در سازمان‌دهی و اولویت‌بندی تأکید دارد، به‌خوبی قابل انطباق و ترکیب است.

بسیاری از سیستم‌های بهره‌وری بر روی سازماندهی وظایف یا روش‌های اولویت‌بندی امور تمرکز دارند. در این گونه موارد، هدف این است که وظایف و کارهای مختلف خود را فراموش نکنید و اینکه آن‌ها را بر اساس اولویت انجام دهید. تمرکز تکنیک پومودورو بر روی حفظ تمرکز، انجام وظایف و کارها بدون ایجاد اخلال و حواس‌پرتی و پیشبرد امور است. اگرچه تکنیک Pomodoro قابلیت ترکیب با روش‌ها و سیستم‌های دیگر را دارد، ولی این بدان معنی نیست که حتما باید این روش را پیچیده کنید. سودمندی تکنیک Pomodoro در سادگی آن است.

منبع: lifehacker