پلتفرم کدوس؛ راهکار فناورانه دیجی‌کالا برای قدردانی همکاران از یکدیگر
به نقل از تکراسا؛ آیا می‌خواهید میزان رضایت همکارانتان از محیط کار را بالا ببرید؟ آیا هدف شما این است که همکارانتان را به شرکت متعهد کنید و آن‌ها را به حامیان و وفاداران شرکت تبدیل کنید؟ آیا می‌خواهید علاقه و اشتیاق کارمندانتان به محیط کار بیشتر شود و در نهایت عملکرد بهتری از خودشان نشان دهند؟
یکی از ساده‌ترین و مؤثرترین راه‌حل‌ها این است که فرهنگ قدردانی و سپاسگزاری را در بین اعضای تیمتان رواج دهید. با سپاس و قدردانی از کارهایی که آن‌ها در محیط کارشان انجام می‌دهند، حس ارزشمند بودن به آن‌ها می‌دهید و انگیزه آن‌ها را برای انجام بهتر کارشان در آینده بالا خواهید برد.
شاید این راه‌حل ساده به نظر برسد، اما برخی از تحقیقات نشان داده که نبود قدردانی و سپاسگزاری دلیل اصلی کارمندان برای ترک محیط کارشان است. بسیاری از مدیران شرکت‌ها به دلیل مشغله‌های زیاد فرصت کافی برای قدردانی از کارمندانشان را ندارند و از یک سیستم هدفمند برای قدردانی و سپاسگزاری از کارمندان استفاده نمی‌کنند.
به همین دلیل در این مقاله قصد داریم با بررسی سیستم قدردانی دیجی‌کالا شما را با یکی از راه‌حل‌ها و نمونه‌های عملی این سیستم در ایران آشنا کنیم. شاید بررسی این سیستم بتواند راهنما و الگویی برای سایر شرکت‌ها در ترویج فرهنگ قدردانی و سپاسگزاری در شرکت باشد.
از آنجایی که ارزش‌های سازمانی دیجی‌کالا بر پایه چهار محور کار تیمی، اشتیاق به تعالی، مشتری‌محوری و نتیجه‌گرایی قرار داده شده است، موضوع قدردانی و سپاسگزاری از همان روزهای شروع فعالیت دیجی‌کالا در اولویت برنامه‌هایش قرار داشته و اقدامات مختلفی را تاکنون برای ترویج فرهنگ قدردانی انجام داده است. در ادامه درباره‌ی هر کدام از این اقدامات صحبت می‌کنیم.
کارمند نمونه بزن قَدش! (Highest of High-Five)
زمانی که تعداد نیروی انسانی دیجی‌کالا به ۱۰۰۰ تا ۲۰۰۰ نفر رسید، تفکر ایجاد سیستمی برای قدردانی و سپاسگزاری از کارکنان در دیجی‌کالا شکل گرفت. از این رو در سال ۱۳۹۵، پروژه‌ای به نام «کارمند نمونه بزن قدش!» طراحی و برنامه‌ریزی شد. هدف اصلی این پروژه این بود که در هر ماه کارمند نمونه (Employee Of The Month) در دیجی‌کلا انتخاب و از او قدردانی شود.
بر طبق این پروژه، هر ماه یک ایمیل برای تمام پرسنل دیجی‌کالا ارسال و از آن‌ها خواسته می‌شد یک نفر را که عملکرد عالی و تحسین برانگیزی داشته است، معرفی کنند. این ایمیل به طور جداگانه برای کارمندان کلیه واحدهای دیجی‌کالا ارسال می‌شد.
متن ایمیل ارسالی:
«همیشه قدردانی کردن از افرادی که عملکرد تحسین برانگیزی در دیجی‌کالا داشته‌اند برای ما مهم بوده است. حالا نوبت توئه که از یکی از بچه‌ها قدردانی بکنی و کمک کنی که به‌عنوان کارمند نمونه ازش یاد کنیم.»
پس از دریافت پاسخ ایمیل‌ها، کمیته‌ای متشکل از مدیران هر گروه از واحدهای دیجی‌کالا به همراه یک یا دو نفر از متخصصین تشکیل می‌شد. به منظور رعایت انصاف در انتخاب کارمند نمونه، هر ماه اعضای متخصصین تغییر می‌کرد. هر یک از اعضای این کمیته در یک جلسه بحث و گفت‌وگو با توجه به میزان اثرگذاری نامزدهای انتخابی در بخش‌های مختلف دیجی‌کالا از عدد ۱ تا ۵ به نامزدها امتیاز می‌دادند.
در نهایت مجموع امتیازها را بر تعداد کل نامزدها تقسیم می‌کردند تا میانگین امتیاز برای هر نامزد به‌دست آید. افرادی که میانگین امتیاز بالای ۳/۵ داشتند، نمره قبولی برای کاندیدای کارمند نمونه را می‌گرفتند. اما در نهایت فردی که بیشترین امتیاز را به‌دست می‌آورد به‌عنوان کارمند نمونه ماه انتخاب می‌شد و عکس او بر روی دیوار واحد دیجی‌کالا نصب می‌شد. همچنین کارت هدیه به‌عنوان پاداش و قدردانی از او اعطا و در مراسم‌ها از او تقدیر می‌شد.
این برنامه در حال حاضر همچنان در دیجی‌کالا ادامه دارد و هر ماه یک همکار به‌عنوان «همکار نمونه» انتخاب می‌شود.
کوک شیم (Kookshim)
در سال ۱۳۹۶ برنامه‌ای به نام «کوک شیم» طرح‌ریزی شد. این برنامه یک مراسم گردهمایی بود که در پایان هر فصل از سال در دیجی‌کالا برگزار و از تمام پرسنل خواسته می‌شد که در این مراسم شرکت کنند. در پایان این گردهمایی برنامه‌ای به نام «کدوس» (Kudos) برگزار می‌شد.
در این برنامه ۱۰ الی ۱۵ نفر از پرسنل برای قدردانی از همکارشان اعلام آمادگی می‌کردند و داوطلب می‌شدند تا نام همکاری را که عملکرد تحسین برانگیزی در سازمان داشته است، معرفی کنند. در نهایت یک مدال افتخار به کسی که از همکارش تشکر کرده (کدوس‌کننده) و یک هدیه معنوی هم از طرف سازمان برای کسی که از او قدردانی شده (کدوس‌گیرنده)، داده می‌شد.
اما با رشد و توسعه دیجی‌کالا و افزایش تعداد پرسنل امکان برگزاری این مراسم مقدور نبود. چون هیچ یک از سالن‌های گردهمایی تهران ظرفیت کافی برای پذیرش کلیه پرسنل دیجی‌کالا را نداشتند. از طرف دیگر، با شروع ویروس کرونا در کشور امکان برگزاری مراسم حضوری وجود نداشت، به همین دلیل تصمیم گرفته شد، این مراسم در بستر آنلاین به نام Dtalk انجام شود که این اتفاق مشکلات زیادی را برای دیجی‌کالا به همراه داشت. همه این عوامل باعث شد که راه‌اندازی پلتفرم آنلاین به نام «کدوس» در اولویت برنامه‌های دیجی‌کالا قرار بگیرد.
پلتفرم آنلاین کدوس (Kudos)
زمانی که ضرورت راه‌اندازی پلتفرم آنلاین احساس شد، تیم ارتباطات داخلی گروه دیجی‌کالا به همراه تیم سیستم‌ها و داده‌محوری سرمایه‌های انسانی شروع به توسعه این برنامه کردند تا امکان قدردانی و تشکر همکاران از یکدیگر در بستر آنلاین فراهم شود. بدین ترتیب، اسم این پلتفرم «کدوس کلاب» نام گرفت و در مهرماه امسال (۱۳۹۹) راه‌اندازی شد. کدوس برگرفته از زبان یونانیان به معنای قدردانی و سپاس است.
از آنجایی که نسخه‌های خارجی این برنامه در دسترس است و برخی از شرکت‌های ایرانی هم از آن‌ها استفاده می‌کنند، اما این پلتفرم از همان ابتدا توسط تیم توسعه دیجی‌کالا کدنویسی شده است تا امکان انطباق و سازگاری آن با ساختار و فرهنگ سازمانی دیجی‌کالا و ایران وجود داشته باشد. چون یکی از معایب نسخه‌های خارجی این است که با توجه به ساختار شرکت‌ها شخصی‌سازی نشده است.
در این برنامه این امکان برای تمام همکاران دیجی‌کالا فراهم شده است تا از هر فردی که در دیجی‌کالا کار می‌کند، قدردانی و تشکر کند. در این صورت این فقط سازمان نیست که باید از همکاران قدردانی کند، بلکه این فرصت برای همه افراد سازمان فراهم شده است تا از یکدیگر قدردانی و تشکر کنند و حس همدلی بین آن‌ها بیشتر شود.
در حال حاضر حدود ۱۸۰۰ نفر از همکاران دیجی‌کالا به این پلتفرم دسترسی دارند که بعد از اتمام دوره آزمایشی، نهایی شدن بازخوردها و با توسعه پلتفرم در اختیار همه همکاران قرار خواهد گرفت. یکی از دستاوردهای مهم راه‌اندازی این پلتفرم در دیجی‌کالا افزایش نرخ مشارکت کارکنان در قدردانی از یکدیگر بوده است. به طوری که این عدد از حدود ۱۳٪ (قبل از راه‌اندازی پلتفرم) به ۶۸٪ رسیده است.
این برنامه ویژگی‌ها، قابلیت و امکانات گوناگونی دارد که در ادامه به آن می‌پردازیم.
امکان قدردانی و سپاسگزاری همکاران از یکدیگر
پرسنل دیجی‌کالا از طریق آدرس کدوس می‌تواند به تمامی امکانات و قابلیت‌های این پلتفرم دسترسی پیدا کنند و داشبورد مخصوص خودش را ببیند. دو ویژگی اعتبار و کیف پول از بخش‌های مهم این پلتفرم است. در ابتدای هر ماه ۸۰ اعتبار به هر کاربر داده می‌شود که می‌تواند به کمک آن از همکاران خود قدردانی و تشکر کند. این اعتبار دوباره در ماه بعد به حساب هر کاربر واریز خواهد شد.
قدردانی‌هایی که کارمندان از یکدیگر می‌کنند در قالب امتیاز در کیف پول هر کاربر ذخیره می‌گردد و کاربران می‌توانند از امتیازهای جمع‌آوری شده برای دریافت جوایز دیجی‌کالا استفاده کنند.
اما دیجی‌کالایی‌ها چطور می‌توانند از همکاران خود قدردانی و تشکر کنند؟
«کدوس» قابلیتی است که این امکان را برای همه همکاران دیجی‌کالا فراهم کرده است. کاربران با استفاده از این قابلیت می‌توانند پیام تشکر و قدردانی خود را برای همکارشان انتخاب و برای او ارسال کنند. در این بخش، ۵ گزینه زیر برای قدردانی تعریف شده که برای هر یک از آن‌ها امتیازی در نظر گرفته شده است.
- دمت گرم! با امتیاز ۵
- دست مریزاد! با امتیاز ۱۰
- بابا باریکلا! با امتیاز ۱۵
- بهت افتخار می‌کنم! با امتیاز ۲۵
- سورپرایز! با امتیاز ۵۰
کاربران با انتخاب هر یک از گزینه‌ها و نوشتن متن تشکر می‌توانند آن را برای همکارشان ارسال کنند. در این صورت با انتخاب گزینه موردنظر، از اعتبار کدوس‌کننده (فردی که از همکارش قدردانی می‌کند) کم خواهد شد و به کیف پول کدوس‌گیرنده (فردی که از او قدردانی شده) افزوده می‌شود. البته این موضوع برای گزینه سورپرایز صادق نیست. زمانی که کدوس‌کننده این گزینه را برای همکار خود انتخاب کند، ۵۰ امتیاز از اعتبار او کم خواهد شد، اما به کیف پول کدوس‌گیرنده اضافه نخواهد شد. در عوض از طرف سازمان برای فرد کدوس‌گیرنده یک هدیه فیزیکی خریداری و به او هدیه داده خواهد شد.
لازم به ذکر است که تعداد پیام‌های قدردانی برای رهبران ۶ گزینه است. یک گزینه ویژه بدون امتیاز به اسم «طلایی» برای آن‌ها در نظر گرفته شده است که می‌توانند در هر ماه تنها برای یک نفر از پرسنل دیجی‌کالا این زنگ طلایی را به صدا درآورند. زمانی که این زنگ برای کسی به صدا درآید، ۱۰۰ امتیاز به کیف پول او اضافه خواهد شد. علاوه بر این، تصویر او در صفحه اول پلتفرم نمایش داده می‌شود و در قالب نوتیفیکیشن برای همه افراد سازمان ارسال خواهد شد.
به نظر می‌رسد چنین امکانی برای رهبران بتواند باعث افزایش انگیزه کارمندان شود و ارتباط و تعامل بین همکاران و رهبران را بیش از پیش بهبود دهد.
هر یک از دیجی‌کالایی‌ها با مجموع امتیازهایی که از قدردانی همکارانشان به‌دست آورده‌اند و در کیف پول آن‌ها قرار گرفته است، می‌توانند از جوایز دیجی‌کالا بهره‌مند شوند. در این پلتفرم امکان مشاهده و استفاده از جوایز دیجی‌کالا هم برای کاربران در نظر گرفته شده است.
در نهایت، در پایان هر ماه سه نفری که بالاترین امتیاز (کدوس) را به دست آورده باشند، به‌عنوان همکار نمونه آن ماه در کل سازمان و به تفکیک واحدهای دیجی‌کالا انتخاب می‌شود و در صفحه اصلی این پلتفرم نمایش داده می‌شود. علاوه بر این، تصویر همکار نمونه کل سازمان در صفحه اینستاگرام Digikala.life منتشر می‌شود و برای همکاران نمونه هر واحد دیجی‌کالا (منابع انسانی، بازاریابی، عملیات و… ) یک کارت هدیه به‌عنوان قدردانی در نظر گرفته می‌شود.
قابلیت انتخاب «ترین‌ها» در هر ماه
در حال حاضر قابلیت «ترین‌ها» به هدف افزایش تعامل و ارتباط بین کارمندان در این پلتفرم در نظر گرفته شده است. هر ماه پنج سؤال متفاوت با عنوان «ترین‌ها» از کارکنان دیجی‌کالا پرسیده می‌شود تا بر اساس آن بتوانند به همکارانشان برای انتخاب «ترین‌ها» رأی دهند.
اسامی افرادی که بیشترین رأی را برای «ترین‌ها» به‌دست آورده‌اند، در صفحه اصلی این پلتفرم نمایش داده می‌شود تا همه بتوانند آن‌ها را مشاهده کنند.
قابلیت ارسال کارت تبریک برای یکدیگر
یکی دیگر از قابلیت‌های این پلتفرم این است که دیجی‌کالایی‌ها می‌توانند با اهداف و دلایل مختلف برای یکدیگر کارت تبریک ارسال کنند. در این پلتفرم کارت‌های تبریک مختلفی در نظر گرفته شده است که با انتخاب نام همکار و متن کارت تبریک می‌توانند برای او ارسال کنند. لازم به ذکر است که هیچ کدام از این کارت تبریک‌ها امتیازی ندارد و فقط برای اینکه همکاران بتوانند حس خوب به یکدیگر بدهند، در نظر گرفته شده است.
مشاهده سوابق فعالیت‌های انجام شده در پلتفرم توسط همه کاربران
این امکان برای تمام پرسنل دیجی‌کالا فراهم شده است تا تمام فعالیت‌هایی را که در طول ماه‌های مختلف در این پلتفرم انجام گرفته مشاهده کنند. به طور کلی داده‌هایی که در این بخش نمایش داده می‌شود به شرح زیر هستند؛
- تعداد رأی‌های داده شده برای «ترین‌ها» در هر ماه در کل سازمان و به تفکیک واحدها
- تعداد کارت‌های تبریک ارسال شده برای یکدیگر در هر ماه در کل سازمان و به تفکیک واحدها
- اسامی سه نفر اول به‌عنوان کارمندان نمونه دیجی‌کالا در کل سازمان و به تفکیک واحدها
- نمایش اسامی «ترین‌ها» در هر ماه در کل سازمان و به تفکیک واحدها
- زنگ طلایی برای چه کسی به صدا درآمده است
پروفایل شخصی
در این برنامه یک پروفایل شخصی برای هر کاربر در نظر گرفته شده است که اطلاعاتی مانند نام و نام خانوادگی، سمت شغلی، سرگرمی‌ها، علاقه‌مندی‌ها و آرزوها را باید تکمیل کند و یک بیوگرافی کوتاه درباره خود باید بنویسد. این اطلاعات به تیم ارتباطات داخلی دیجی‌کالا کمک خواهد کرد که جوایز را با توجه به خواسته‌ها و علاقه‌مندی‌های آن‌ها انتخاب کنند. علاوه بر این، کلیه فعالیت‌های که در این برنامه انجام داده است به او نمایش داده می‌شود و داده‌ها و اطلاعات زیر را هم در پروفایل خود مشاهده خواهد کرد.
- تعداد دفعات و نام افرادی که به او کدوس داده‌اند
- تعداد دفعات، نوع کارت تبریک و اسامی افرادی که برای او کارت تبریک فرستاده‌اند
- تعداد دفعاتی که به‌عنوان «ترین‌ها» انتخاب شده است و اسامی کسانی که به او رأی داده‌اند
- نظرات افراد دیگر سازمان درباره او
- جوایزی که تا الان دریافت کرده است
پنل داده
داده‌های مربوط به پلتفرم کدوس دیجی‌کالا در «پنل داده» این پلتفرم ثبت می‌شوند. در این پنل، داده‌هایی مانند تعداد کدوس مبادله شده بین واحدهای دیجی‌کالا، تعداد هر نوع کدوس استفاده شده، میزان مشارکت پرسنل در هر بخش و… در هر ماه جمع‌آوری می‌شوند.
با تحلیل این داده‌ها می‌توان شایستگی‌های افراد سازمان، علایق آن‌ها، ارتباط واحدهای مختلف با یکدیگر و وضعیت کلی فرهنگ سازمانی دیجی‌کالا را تا حدی مشخص کرد. در این بخش، به بررسی یک قسمت از پنل داده که مربوط به بخش رأی‌های داده شده برای «ترین‌ها» است، اکتفا می‌کنیم.
همان طور که در نمودار بالا مشاهده می‌شود، به ترتیب ۲۲/۵٪ و ۲۰/۷٪ از مجموع ۴۰۵۰ رأی داده شده، به «خوش‌اخلاق‌ترین» و «خلاق‌ترین» همکار تعلق می‌گیرد. این می‌تواند به معنای اهمیت بیشتر اخلاق خوب و خلاقیت در کار برای پرسنل دیجی‌کالا در ماه آذر ۱۳۹۹ باشد.
با توجه به نمودار بالا، دو واحد عملیات (Operation) و منابع انسانی (HR)، تعداد رأی‌های بیشتری را از سایر واحدها دریافت کرده‌اند. بنابراین این دو واحد رابطه بیشتری با سایر واحدهای دیجی‌کالا دارند و دو مسئله «اخلاق» و «خلاقیت» نقش مهمی در شایستگی آن‌ها داشته است.
این مطلب اولین بار در تکراسا منتشر شده و در اتاق خبر دیجی‌کالا بازنشر شده است.
آیا امکان خرید این نرم افزار وجود دراد؟