از این تکنیک کاربردی برای اولویت‌بندی کارها در زندگی استفاده کنید
اولویت‌بندی فرآیند تصمیم‌گیری در مورد مهم‌ترین چیزها و اختصاص بیشترین میزان انرژی، زمان و توجه به آن‌ها است. بر اساس اولویت‌بندی شما، مشخص می‌شود که شما چه نوع فردی هستید، چه می‌خواهید و اینکه دوست دارید چطور زندگی کنید. بعد از اولویت‌بندی شرایط و گزینه‌ها، شما انرژی تازه، هیجان و تمرکز پیدا می‌کنید. شما همچنین دیگر می‌توانید با خیال راحت با برخی مسائل مخالفت کرده و به آن‌ها «نه بگویید». چراکه می‌دانید آن‌ها جایی در اولویت‌بندی شما نداشته و با اولویت‌های اصلی زندگی شما در تضاد هستند. در انتها، شما می‌پذیرید که محدودیت‌هایی دارید و باید از شرایط موجود نهایت استفاده را ببرید.
با تمام این اوصاف، این را هم باید در نظر داشته باشید که صحبت کردن در مورد اولویت‌بندی در زندگی خیلی آسان‌تر از عمل کردن به آن‌ها است. با این حال، شما می‌توانید اولویت‌بندی در کارها را به سادگی یاد بگیرید و به شما قول می‌دهیم که ارزشش را دارد.
اولویت‌بندی در زندگی چه اهمیتی دارد؟
میلیون‌ها چیز در زندگی وجود دارند که بر سر زمان، پول و توجه شما با یکدیگر رقابت می‌کنند. از آنجایی که شما مقادیر محدودی از زمان، سرمایه و تمرکز دارید، باید در صرف و هزینه کردن آن‌ها بسیار مراقب باشید. نمی‌خواهیم اغراق‌آمیز صحبت کنیم، ولی یادگیری اولویت‌بندی به معنای واقعی کلمه می‌تواند زندگی شما را تغییر دهد.
داشتن اولویت‌های روشن و مشخص به شما کمک می‌کند تا:
- در زندگی خود تعادل ایجاد کنید. اگر ندانید چه چیزی درست و صحیح است، چطور می‌توانید بفهمید که آیا زمان و پول خود را صرف چیزهای درستی می‌کنید یا خیر؟ اگر می‌خواهید یک زندگی متعادل را تجربه کنید، باید در مورد چیزهایی که برای شما اهمیت دارد شفاف باشید.
- زمان و پول خود را مدیریت کنید: دیو رمزی (Dave Ramsey) می‌گوید: «من با نگاه کردن به حساب بانکی و تقویم برنامه‌های شما می‌توانم بگویم چه چیزهایی در زندگی برای شما اهمیت دارد. چراکه شما بیشترین هزینه و وقت را صراف چیزهایی می‌کنید که بیشترین اولویت را در زندگی شما دارند.» این یک واقعیت است که ما پول و زمان خود را به چیزهایی که بیشترین اهمیت را برای ما دارند اختصاص می‌دهیم. داشتن اولویت‌های مشخص در کارها و زندگی به ما کمک می‌کند تا بودجه‌بندی منظم‌تری داشته باشیم و از اتلاف منابع جلوگیری کنیم.
- تصمیم‌گیری کنید: روشن کردن اولویت‌هایتان مانند این است که چند تصمیم بزرگ در زندگی بگیرید و سپس با استفاده از آن‌ها بتوانید هزاران تصمیم کوچک‌تر دیگر بگیرید. یادتان باشد، وقتی مهم‌ترین چیزها و اولویت‌های زندگی خودتان را بدانید، «نه گفتن» به چیزهایی که اهمیت کمتری دارند بسیار آسان‌تر خواهد بود.
- اعتماد به نفس پیدا کنید: بعد از اولویت‌بندی، شما بسیار هدفمندتر زندگی خواهید کرد. شما هر روز صبح با اهداف مشخصی از خواب بیدار شده و روز خود را شروع می‌کنید. این موضوع باعث می‌شود تا احساس استرس کمتری داشته باشید.
- استرس کمتری داشته باشید: اگر روی اهدافتان تمرکز نداشته باشید، به‌راحتی به اطرافیانتان اجازه می‌دهید که برای شما برنامه‌ریزی کرده و آن را به شما دیکته کنند. قبل از اینکه متوجه شوید، درگیر این بازی شده و خودتان هم از انجام برخی از کارها متعجب خواهید شد. علاوه بر این، اگر اولویت‌های شما شفاف و واضح نباشند، شاید زمان و هزینه خود را صرف چیزهای اشتباهی کنید: مثلاً کار را به خانواده ترجیح داده و یا اینکه تفریح و تلویزیون را از سلامت خود جدی‌تر بگیرید. با انجام این کارها، شما فقط استرس خود را بدتر خواهید کرد.
چطور زندگی خود را اولویت‌بندی کنیم؟
ده‌ها ابزار و راهکار وجود دارد که از آن‌ها می‌توانید برای اولویت‌بندی در زندگی کمک بگیرید و بسیاری از آن‌ها واقعاً عالی هستند! ولی قبل از اینکه به ارائه روش‌ها و راهکارهای اولویت‌بندی بپردازیم، به این نکته‌ی بسیار مهم دقت کنید که اگر در مورد چیزها و مسائل بزرگ زندگی تصمیم درستی نگرفته باشید، واقعاً دیگر اهمیتی ندارد که در مورد چیزهای کوچک که تصمیمی بگیرید.
۱- مسئولیت نحوه گذران زمان و فرصت خود را بپذیرید
اگر می‌خواهید اولویت‌های خود را درک کنید و زندگی متعادلی داشته باشید، باید مسئولیت نحوه گذراندن وقت خود را بپذیرید. مهم نیست که چقدر احساس استرس و مشغله می‌کنید، باید این موضوع را درک و قبول کنید که شما کنترل تمام زمان‌بندی‌ها و رویدادهای تقویم شخصی خود را در دست دارید (البته برخی استثناها نیز در زندگی اتفاق می‌افتد!)
هیچ‌کس دیگری اولویت‌های زندگی شما را برایتان انتخاب نخواهد کرد و تردیدی نداشته باشید که این کار تنها به خود شما بستگی دارد. اگرچه مشورت با دوستان، خانواده و به‌خصوص همسرتان ایده بسیار خوبی است، اما در انتها خود شما باید کنترل زمان را در دست گرفته و تصمیم بگیرید که می‌خواهید زندگی شما چطور باشد.
۲. تصمیم بگیرید که چه چیزی بیشترین اهمیت را دارد
همه چیز یکسان خلق نشده است. ما خیلی چیزهای خوب زیادی داریم. ولی خیلی مسائل دیگر اهمیت بیشتری دارند. ولی تنها انجام مهم‌ترین کارها کافی نیست. ما باید مهم‌ترین چیزها را در زندگی خود اولویت‌بندی کنیم.
بنابراین، این روش را امتحان کنید: یک‌تکه کاغذ و یا یک دفترچه یادداشت بردارید و همه چیزهایی که در زندگی انجام می‌دهید را یادداشت کنید. تعهدات، روابط، سرگرمی‌ها و هر چیزی که از شما زمان و انرژی می‌گیرد را یادداشت کنید. سپس از این لیست، ۱۰ مورد که برای شما بیشترین اهمیت دارند را انتخاب کنید. در این مرحله نیازی نیست تا نگران اولویت‌بندی گزینه‌ها باشید، تنها ۱۰ مورد از برترین گزینه‌ها را انتخاب کنید. گزینه‌های شما ممکن است شامل خانواده، ایمان و عبادت، سلامت، شغل، راه‌اندازی یک کسب‌وکار، بچه‌دار شدن، درخواست برای تحصیلات تکمیلی و یا هر چیز دیگری باشد.
۳. از هرم تصمیم‌گیری کمک بگیرید
خب. اینجا جایی است که شروع به عملیاتی و اجرایی کردن فرآیند اولویت‌بندی در زندگی خود می‌کنیم. در مرحله‌ی قبل، شما ۱۰ اولویت اصلی در زندگی خود را مشخص کرده‌اید، ولی در حال حاضر تمام آن‌ها در یک درجه از اهمیت قرار دارند و اولویت‌بندی نشده‌اند. در این مرحله از شما می‌خواهیم که تمام اولویت‌های خود را در یک خط افقی تصور کنید. مانند تصویر زیر:
زمانی که تمام اولویت‌های شما به شکل افقی قرار داشته باشند، هیچ‌یک بر دیگری برتری ندارد. به عبارت دیگر، زمانی که رقابتی بین دو گزینه شکل بگیرید، شما چارچوبی برای تصمیم‌گیری نخواهید داشت، چراکه تمام آن‌ها به یک اندازه مهم به نظر می‌رسند.
بنابراین، وقت آن است که این گزاره‌های بااهمیت زندگی خود را اولویت‌بندی کرده و به آن‌ها سلسله مراتب دهید. در نتیجه، به‌جای استفاده از یک فهرست افقی، از شما می‌خواهیم که از یک هرم برای رتبه‌بندی اولویت‌های خود استفاده کنید و مهم‌ترین چیزها را در بالا و موارد کم‌اهمیت‌تر را در پایین هرم قرار دهید.
حالا، اگر دو قرار باشد که بین دو گزینه فقط یک مورد را انتخاب کنید، می‌توانید از این هرم به‌عنوان یک فیلتر برای تصمیم‌گیری انتخاب کرده و فرصتی را انتخاب کنید که در بخش‌های بالاتری از هرم قرار دارد.
به‌هرحال کاملاً طبیعی است که برای انتخاب بین گزینه‌ها و اولویت‌بندی آن‌ها به زمان و کمی تجربه احتیاج داشته باشید. بنابراین، از این ابزار می‌توانید استفاده منعطفی داشته باشید. یعنی در صورت لزوم، گزینه‌ها را جابه‌جا کنید.
۴. اولویت‌های خود را به دوره‌های زمانی مشخص تقسیم کنید
اکنون می‌خواهیم نگاه دقیق‌تری به نحوه برنامه‌ریزی زندگی روزانه‌مان با توجه به اولویت‌هایمان بیندازیم. در مراحل قبل، ۱۰ اولویت اصلی زندگی را انتخاب کرده بودیم که همان‌ها می‌توانند به ایجاد یک ریتم منظم در زندگی به ما کمک کنند. ولی نیاز است تا آن‌ها را به قطعات کوچک‌تری تقسیم کنیم: اولویت‌بندی در زندگی برای یک فصل، برای یک هفته و برای یک روز.
برای هرکدام از این موارد، شما خود را به چند گزینه محدود خواهید کرد. البته منظور ما از محدود، انتخاب ۳-۴ گزینه است. این موضوع هم یادتان باشد که بخشی اولویت‌بندی این است که با انتظارات غیرواقعی خود خداحافظی کنیم و واقع‌گرا باشیم. علاوه بر این، هرچه مقاطع زمانی کوتاه‌تر می‌شوند، اولویت‌های شما نیز باید مشخص و جزئی‌تر باشند.
انتخاب اولویت‌بندی در زندگی برای یک فصل
اولویت‌های شما بر اساس فصلی که در آن هستید تغییر می‌کنند. فرض کنید شما یک حسابدار هستید. بنابراین می‌توانید انتظار داشته باشید که در طی فصل مربوط به ارائه صورت‌های مالیاتی، امور مرتبط با کار در زندگی شما اولویت بیشتری داشته باشند. به عنوان مثالی دیگر، شاید شما در حال آماده شدن برای اولین نوزاد خود هستید. تولد یک نوزاد می‌تواند باعث شود خیلی از اولویت‌های دیگر، مانند دورهمی‌های آخر هفته با دوستان قدیمی شما متوقف شوند. برای هر فصل زندگی که در آن هستید (ممکن است چندین ماه و یا حتی یک سال کامل باشد)، حدوداً ۳ الی ۴ اولویت بزرگ و کلی را انتخاب کرده و زمان، توجه و بودجه بیشتری را به آن‌ها اختصاص دهید.
در این مرحله، اجازه دهید موارد فوق را در قالب یک مثال برای شما بیان کنیم:
- یک خانه جدید پیدا کرده و به آنجا نقل‌مکان کنید
- برای بررسی سالانه و ارتقای احتمالی خود در محل کار آماده شوید
- یکی از تیم‌های بچه‌هایتان را مربیگری کنید
انتخاب اولویت‌های زندگی برای یک هفته
اولویت‌های هفتگی بر اساس شرایط شما در محل کار، وضعیت خانوادگی و اجتماعی شما تغییر خواهد کرد. به عنوان مثال، فرض کنید مدتی است برای شرکت در یک مسابقه ماراتن تمرین کرده‌اید و یک هفته تا روز مسابقه فاصله دارید. در این مدت‌زمان، احتمالاً می‌خواهید خواب اضافی، استراحت و وعده‌های غذایی سالم را در اولویت قرار دهید.
برای این مرحله، ۳ یا ۴ اولویت اصلی دیگر را به‌عنوان اهداف و اولویت‌های هفتگی خود انتخاب کنید. دقت داشته باشید که این اولویت‌ها طبعاً باید جزئی‌تر از اولویت‌های ماهانه شما باشند:
- خانه‌تکانی نوروز را انجام دهید
- ارائه کلاسی یا کاری خود را آماده کنید
- تولد و یا سالگرد ازدواج را جشن بگیرید
اولویت‌هایتان را برای هر روز هفته انتخاب کنید
دانستن اولویت‌های هفتگی به شما کمک می‌کند تا اولویت‌های روزانه خود را بهتر بدانید. اولویت‌های روزانه در واقع اقدامات مشخصی هستند که به شما کمک می‌کنند اهداف خود را به واقعیت تبدیل کنید. نکته‌ی مهم در برنامه‌ریزی برای اولویت‌بندی روزانه این است که خودتان را بیش از حد متعهد به انجام کاری نکنید که واقعاً نمی‌توانید انجام دهید. همانند اولویت‌بندی ماهانه و هفتگی، شما باید خودتان را به ۳ الی ۴ گزینه در طول روز محدود کنید. البته، اگر اهداف شما بسیار جزئی و آسان هستند و یا اینکه زمان اضافی زیادی دارید، می‌توانید گزینه‌های بیشتری را انتخاب کنید. موارد زیر می‌توانند مثال‌هایی از هدف‌گذاری و اولویت‌بندی روزانه باشند:
- فرزند خودتان را به دندان‌پزشکی ببرید.
- بیمه خودرو را تمدید کنید.
- بازنویسی گزارش را انجام داده و آن را ارسال کنید.
۵. به عوامل حواس‌پرتی نه بگویید
در مراحل قبل اهداف خود را شناختیم، آن‌ها را اولویت‌بندی کردیم و سپس آن‌ها را به مقاطع زمانی مختلفی تقسیم کردیم تا انجام آن‌ها آسان‌تر و معنادارتر شود. حالا باید با «نه گفتن» به عوامل حواس‌پرتی، از اهداف و اولویت‌بندی در زندگی خود محافظت کنید. البته این مورد را باید یک روند دائمی و همیشگی در نظر داشته باشید، چراکه عوامل پرت‌کننده حواس همیشه و همه‌جا هستند. از لحظه‌ای که بیدار می‌شویم، درگیر بمبارانی از اطلاعات، پیام‌ها و درخواست‌ها می‌شویم که ممکن است حواس ما را از اهداف اصلی خودمان پرت کنند.
اگرچه عصر ارتباطات امروزی بسیار سرگرم‌کننده به نظر می‌رسد، ولی متمرکز ماندن در این دنیا کماکان به انتخاب خودتان بستگی دارد؛ بنابراین، اولویت‌بندی خودتان را بر اساس خواسته‌ها و انتظارات دیگران تغییر ندهید، چراکه با انجام این کار ممکن است «بهترین» موقعیت‌ها را به‌خاطر برخی موقعیت‌های «خوب و مناسب» از دست بدهید. در چنین شرایطی، بسیار ضروری است که «نه گفتن» را به‌خوبی تمرین کنید.
درهرحال، مهم است بدانیم که ما ممکن است بنا به دلایل مختلفی به عوامل انحرافی «بله» بگوییم و از اولویت‌بندی اصلی خود در زندگی منحرف شویم. شاید نمی‌خواهیم کسی را ناراحت کنیم، شاید می‌خواهیم برای آن‌ها تبدیل به یک قهرمان شویم، شاید هم ترکیبی از انگیزه‌های ناسالم باعث انجام این کار شوند. درهرحال، ضروری است که بدانید که چیزی باعث «بله گفتن» شما می‌شود و شما را از «نه گفتن» بازمی‌دارد.
منبع: RamseySolutions
