چگونه ۴ ستون اصلی بهره‌وری را به‌خوبی مدیریت کنیم؟
اگر به‌دنبال پیشرفت و بهره‌وری بیشتر هستید، باید شیوه‌ی مدیریت ۴ ستون اصلی بهره‌وری به کمک تکنولوژی را بلد باشید. بهره‌وری برای موفقیت در هر حوزه‌ای ضروری است. با توجه به این‌که بسیاری از ما بیشتر وقت خود را برای کار صرف می‌کنیم، منطقی به‌نظر می‌رسد که همه‌چیز را به بهینه‌ترین حالت ممکن انجام دهیم.
اما، بهره‌وری مهارتی نیست که از بدو تولد به کسی اعطا شود. در واقع، این مهارتی است که باید با تمرین کسب شود و مانند هر مهارت دیگری، تکنیک‌های و ابزارهایی وجود دارند که می‌توانند در ارتقا این مهارت به شما کمک کنند. در این مطلب قصد داریم چارچوبی را معرفی کنیم که به شما در بهبود مهارت بهره‌وری کمک خواهند کرد.
۴ ستون بهره‌وری
۴ ستون بهره‌وری شامل زمان (Time)، انرژی (Energy)، تمرکز (Concentration) و دانش (Knowledge) است که به اختصار به آن‌ها چهارچوب TECK می‌گویند. اگرچه این چارچوب نمی‌تواند تمامی جنبه‌های بهره‌وری را پوشش دهد، اما می‌تواند بیشتر جنبه‌های حیاتی آن را که برای شروع مدیریت فوری کارها لازم است شامل می‌شود. ضروری است که شما هر ۴ عنصر را همزمان مدیریت و بهینه‌سازی کنید تا حداکثر بهره‌وری را داشته باشید، زیرا این ۴ معیار پیوستگی عمیقی با هم دارند.
بنابراین، هر زمان که با بهره‌وری مشکل داشتید، می‌توانید با پیدا کردن عدم تعادل یکی از این ۴ ستون اصلی، راه‌حل مشکل را پیدا کنید. برای مثال، اگر شما زمان، انرژی و تمرکز کافی برای کار روی پروژه‌ای را دارید، اما نمی‌دانید چطور باید کار را پیش ببرید یا از اطلاعات ضروری مرتبط با آن آگاهی ندارید، نمی‌توانید به قله‌ی بهره‌وری برسید.
پس باید با افزایش دانش خود و یادگیری هر چه بیشتر درباره‌ی پروژه‌ی مورد نظر به افزایش بهره‌وری در این زمینه کمک کنید. هنگامی که هر ۴ عنصر اصلی را به‌صورت صحیح مدیریت کردید، مهارت بهره‌وری شما به اوج خواهد رسید. در ادامه شما را با جزئیات، ابزارها و تکنیک‌های بیشتری برای مدیریت هر یک از این ۴ ستون آشنا می‌کنیم.
چگونه با استفاده از چارچوب TECK بهره‌وری خود را افزایش دهیم؟
۱. مدیریت زمان
قطعا مدیریت زمان یکی از مهم‌ترین حوزه‌های بهره‌وری است. زیرا شما فقط زمان محدودی از شبانه‌روز را در اختیار دارید و مهم است که آن را چطور سپری می‌کنید. به‌طور میانگین، افراد روزی ۸ ساعت کار می‌کنند. اگرچه ممکن است بسیاری از ما از کمبود وقت برای انجام کارها شکایت کنیم، اما ۸ ساعت برای انجام اکثر وظایف ضروری ما زمان زیادی است. اگر بتوانیم این وظایف را به‌خوبی اولویت‌بندی و برنامه‌ریزی کنیم، خواهیم دید که چطور می‌توانیم از همین زمان ۸ ساعته نهایت بهره را ببریم.
اما چطور می‌توان زمان را مدیریت کرد؟ با آگاهی از ساعت بیولوژیکی بدن و هماهنگ کردن آن با ساعت خواب و بیداری، سپردن مهم‌ترین وظایف به بهترین زمان با توجه به ساعت بیولوژیک بدن و همچنین استفاده از تکنیک‌هایی مانند تایم‌باکسینگ و پومودورو می‌توانید زمان خود را بهتر مدیریت کنید.
- تکنیک تایم‌باکسینگ: مفهوم تایم‌باکسینگ این است که شما بخش مشخصی از زمان خود را برای انجام کار مشخصی اختصاص می‌دهید. پس از این که این زمان محدود به پایان رسید، شما کار را متوقف می‌کنید؛ حتی اگر بخشی از آن باقی مانده باشد یا به هدف‌گذاری مشخص شده برای آن کار نرسیده باشید. این تکنیک به شما کمک می‌کنید به برنامه‌ریزی خود وفادار بمانید و بیشترین بهره را از زمان خود ببرید.
- تکنیک پومودورو: تکنیک پومودورو یعنی شما در بازه‌های ۲۵ دقیقه‌ای کار می‌کنید و بین آن‌ها یک استراحت کوتاه ۵ دقیقه‌ای دارید. پس از هر ۴ بازه‌ی ۲۵ دقیقه‌ای، می‌توانید استراحت خود را به ۱۵ تا ۲۰ دقیقه ارتقا دهید.
- ۳ اپ رایگان برتر برای افزایش بهره‌وری با تکنیک پومودورو
فارغ از این‌که شما در محیط اداری کار می‌کنید یا فریلنسر هستید، این نوع تکنیک‌ها به شما کمک می‌کنند زمان خود را بهتر مدیریت کنید و بیشترین بهره را از آن ببرید. تنها کافی است از میان تکنیک‌های مختلفی که ما فقط به دو مورد آن اشاره کردیم، بهترین و مناسب‌ترین را با توجه به شرایط خود پیدا کنید و به کار بگیرید. همچنین می‌توانید از ابزارهایی مانند Pomodone یا Timely استفاده کنید.
۲. انرژی
انرژی می‌تواند تاثیر مستقیمی روی عملکرد شما بگذارد و با توجه به این‌که چطور آن را مدیریت می‌کنید، می‌تواند به یک عامل کمک کننده یا اخلال‌گر تبدیل شود. شاید اغلب اوقات حس کنید که با نهایت توان خود کار نمی‌کنید و این می‌تواند روی بهره‌وری شما تاثیر منفی بگذارد. حتی اگر شما زمان خود را به‌درستی مدیریت کنید، هنگامی که خسته هستید نمی‌توانید کاری از پیش ببرید. اما اگر انرژی بیشتری داشته باشید، به زمان کمتری برای کسب نتایج بزرگ نیاز خواهید داشت.
می‌توانید با درک صحیح از عواملی که باعث کاهش یا افزایش انرژی شما می‌شوند، آن را بهتر مدیریت کنید. پس از شناسایی این عوامل، باید تغییرات لازم را انجام دهید تا سطح انرژی‌تان ارتقا بیابد و مهم‌ترین و سخت‌ترین وظایف را در هنگامی که در بالاترین سطح انرژی هستید زمان‌بندی کنید. برای بهبود انرژی خود در طول روز می‌تواند از روش‌های زیر استفاده کنید:
- استفاده از اپ‌های مدیریت خواب: داشتن خواب کافی رابطه‌ی نزدیکی با سطح انرژی بالاتر دارد. حداقل باید ۷ ساعت در شب بخوابید و محیطی مناسب برای خواب با کیفیت داشته باشید. برای این کار می‌توانید از راه‌کارهای دیجیتال مانند اپ‌های Sleep as android و Noisli یا Pzizz استفاده کنید.
- تغذیه‌ی مناسب: دریافت مواد مغذی کافی از وعده‌های غذایی یک راه دیگر برای ارتقا سطح انرژی شما در طول روز است. خوردن میوه، سبزیجات و میان وعده‌های سالم انرژی مورد نیاز شما را در طول روز تامین خواهد کرد.
- ورزش کردن: داشتن برنامه‌ی ورزشی منظم می‌تواند به افزایش میزان انرژی شما کمک کند. به علاوه، ورزش کردن مزایای دیگری هم دارد که از جمله‌ی آن‌ها می‌توان به کاهش استرس، افزایش جریان گردش خون به مغز و افزایش انعطاف پذیری ذهن اشاره کرد. از همه‌ی این موارد مهم‌تر این است که ورزش کردن به حفظ انرژی در طول روز کمک می‌کند.
- انگیزه: داشتن انگیزه‌ی قوی برای آنچه انجام می‌دهید راه دیگری برای افزایش انرژی و کار بیشتر است. هنگامی که روز خود را با انگیزه‌ی کافی آغاز می‌کنید، هیچ چیز نمی‌تواند بازدهی شما را کم کند.
۳. تمرکز
فرض می‌کنیم که زمان و انرژی کافی برای کار کردن را داریم، اما اگر عوامل مختلف حواسمان را پرت کنند و مزاحم کار کردن ما بشوند، باز هم بهره‌وری ما کاهش خواهد یافت. تمرکز که سومین ستون بهره‌وری است یعنی معطوف کردن حواس و ذهن به آنچه که در زمان معین باید انجام بدهیم، بدون این‌که حواسمان پرت شود.
بر اساس مطالعه‌ای که در دانشگاه کالیفرنیا انجام شده، به‌صورت میانگین ۲۳ دقیقه طول می‌کشد تا فردی بتواند دوباره تمرکز خود را پس از حواس‌پرتی به‌دست آورد و مفیدتر کار کند. هنگامی که عوامل مختلف صف کشیده‌اند تا توجه شما را به خود جلب کنند، تمرکز روی کاری که در حال انجام آن هستید بسیار دشوار خواهد بود. پس چطور باید مهارت حفظ تمرکز را در خود بهبود ببخشیم؟
- نه به انجام دادن همزمان چند کار همزمان: مولتی تسکینگ یا انجام همزمان کارها همواره مورد انتقاد بوده است. اگرچه بسیاری فکر می‌کنند این کار یک مزیت محسوب می‌شود و شاید با افتخار از آن صحبت کنند، اما مولتی تسکینگ می‌تواند بهره‌وری شما را قربانی کند. با انجام همزمان چند کار، تمرکز شما مختل می‌شود، توانایی مدیریت صحیح زمان را از دست می‌دهید و برای خودتان استرس ایجاد می‌کنید. زمانی که وظایف زیادی برای انجام دادن به شما محول شده است، ضروری است راه‌هایی برای مدیریت بهتر کارها پیدا کنید که از جمله‌ی آن‌ها می‌توان به برون‌سپاری بعضی از وظایف اشاره کرد.
- تمرین ذهن‌آگاهی: تمرین کردن ذهن‌آگاهی توانایی شما برای متمرکز ماندن در لحظه را افزایش می‌دهد. به بیان دیگر، این تمرین به شما کمک می‌کند به حواس‌پرتی‌ها توجه نکنید و روی کاری که باید انجام دهید متمرکز بمانید. همچنین ذهن آگاهی به شما کمک می‌کند از پرواز فکر از موضوعی به موضوع دیگر جلوگیری کنید و بازه‌ی توجه خود به یک موضوع را افزایش دهید. برای این کار می‌توانید از ابزارهایی مانند Insight Timer یا Headspace استفاده کنید.
- بهبود شرایط محیط کار: راه‌های بسیاری برای بهبود محیط کار وجود دارند که می‌توانند به افزایش تمرکز شما منجر شوند. یکی از مهم‌ترین مثال‌ها کار کردن در یک محیط کار آرام است.
- شخصی سازی اعلان‌ها: اعلان‌ها بزرگ‌ترین عامل حواس‌پرتی ما در هنگام کار هستند. اما خوش‌بختانه می‌توانید آن‌ها را شخصی‌سازی کنید تا فقط زمانی که واقعا ضروری است از آن‌ها آگاه شوید. برای این کار می‌توانید از اپ‌های مناسب این کار مانند Focus Booster و Freedom یا تنظیمات مربوط شخصی‌سازی اعلان‌ها که توسط خود سیستم عامل دستگاه ارائه می‌شود استفاده کنید.
۴. دانش
برای بهبود مهارتهای مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری خود باید به اطلاعات و ابزار صحیح دسترسی داشته باشید. اگر بدون آگاهی از شیوه‌ی انجام کار یا ابزارهای مورد نیاز برای انجام آن، کاری را آغاز کنید، قطعا با مشکلات بسیاری مواجه خواهید شد. دسترسی به اطلاعات مرتبط موجب توانمندی شما در یافتن راه‌های جدید و خلاقانه برای کار کردن هوشمندانه‌تر خواهد شد که در نتیجه‌ی آن بهره‌وری شما افزایش خواهد یافت.
راه‌های بسیاری برای رسیدن به یک خروجی یا تکمیل یک کار وجود دارند. مسلم است که کوتاه کردن چمن‌ها با داس خیلی بیشتر از کوتاه کردن آن‌ها با ماشین چمن‌زنی انرژی و زمان نیاز دارد. پس ضروری است از بهترین روش‌ها و ابزارها برای انجام هر کار آگاه باشید. برای رسیدن به این دانش، می‌توانید با به چالش کشیدن مستمر خود، روش‌های مختلف را امتحان کنید تا بهینه‌ترین آن‌ها را بیابید.
راه‌های مختلفی برای ارتقا مهارتهای تخصصی مورد نیاز شما وجود دارند. اگر با پروژه یا وظیفه‌ی چالش برانگیزی روبرو شدید، به دنبال آموزش و تمرین باشید و از ابزارهای مناسب برای یادگیری استفاده کنید، مانند یوتیوب، انجمن‌های آنلاین و وب‌سایت‌های آموزشی.
همچنین می‌توانید از دوره‌های پلتفرم‌های آنلاین معتبری مانند Coursera ،Skillshare و Udemy استفاده کنید تا مهارتهای خود را ارتقا دهید. ایجاد یک دانش‌نامه‌ی داخلی برای سازمان یا شرکتتان هم می‌تواند راهی عالی برای دسترسی اعضا به اطلاعات مناسب باشد.
آخرین موضوعی که باید به آن اشاره کنیم، این است که باید بدانید چه زمانی یک کار را برون‌سپاری یا واگذار کنید. این کار بهترین روش برای جلوگیری از اتلاف وقت روی کارهایی است که دیگران بهتر و سریع‌تر از پس انجام آن بر می‌آیند. همچنین می‌توانید وظایف تکراری را خودکار کنید تا وقت کمتری از شما بگیرند.
با مدیریت و بهینه‌سازی هر یک از این ۴ ستون اصلی، می‌توانید با بهره‌وری بیشتری به کارها رسیدگی کنید. به‌صورت طبیعی ممکن است در بعضی از این حوزه‌ها نقاط ضعف یا قوت داشته باشید، اما زمانی که ضعیف‌ترین ستون‌ها را شناسایی کردید، می‌توانید با استراتژی‌ها و ابزارهایی که بعضی از آن‌ها را در این مطلب معرفی کردیم، آن‌ها را تقویت کنید. هنگامی که هر ۴ ستون به اندازه‌ی کافی قوی شوند، در همراهی با یکدیگر می‌توانند به افزایش بهره‌وری و توانمندسازی شما در انجام کارها در کوتاه‌ترین زمان منجر شوند.
منبع: Make Use Of
