۸ روش برای اینکه شنونده‌ی بهتری باشیم
فرقی نمی‌کند مسیر شغلی یا حیطه حرفه‌ای شما چه چیزی است. یادگیری نحوه‌ی بهبود مهارت‌های شنیداری می‌تواند به شما کمک کند تا در صنعت خود بهتر باشید و رشد کنید. احتمالا درباره‌ی مزایای خوش‌کلام بودن و صحبت کردن مناسب چیزهایی شنیده باشید، اما شنونده خوب بودن هم شاید به همان میزان اهمیت داشته باشد. مهارت گوش دادن خوب می‌تواند به شما کمک کند تا ارتباط بهتری با شرکای تجاری برقرار کنید یا اینکه درک بهتری از روندهای بازار داشته باشید. در مجموع، مهارت‌های خوش گوش دادن می‌تواند یک مزیت رقابتی خوب برای شما باشد. در این مقاله به این سؤال می‌پردازیم که چطور شنونده خوبی باشیم.
وقتی گوش دادن فعال را تمرین کرده و سعی می‌کنید شنونده خوبی باشید، توانایی درک نیازها و درخواست‌های دیگران می‌تواند آسان‌تر باشد. در این مقاله ما ۸ مرحله برای تبدیل شدن به یک شنونده بهتر را به شما معرفی می‌کنیم.
یک شنونده خوب کیست؟
یک شنونده خوب چیزی بیش از صرف شنیدن مکالمات را انجام می‌دهد. ماهرترین شنوندگان توجه کامل خود را روی موضوع صرف کرده، آن‌ها را با دقت پردازش می‌کنند و با همدلی کامل پاسخ می‌دهند. آن‌ها همچنین با ذهن باز به مخاطب گوش می‌دهند. همان‌طور که مهارت‌های شنیداری خود را تقویت کرده و سعی می‌کنید شنونده خوبی باشید، متوجه خواهید شد که می‌توانید مشارکت بیشتری در مکالمات داشته باشید و بازخوردهای بهتر و مؤثرتری ارائه می‌کنید.
چطور می‌توانیم یک شنونده خوب باشیم؟
همان‌طور که گفته شود، در ادامه ۸ مرحله اساسی برای تبدیل شدن به یک شنونده بهتر و تقویت مهارت خوب گوش دادن را ارائه خواهیم کرد.
۱- توجه کامل خود را معطوف کنید
اولین گام برای تبدیل شدن به یک شنونده بهتر این است که تمام حواس و تمرکز خود را روی موضوع معطوف کنید. شما باید از زبان بدن مثبت برای نشان دادن توجه خودتان به گفت‌وگو استفاده کنید. بدن خود را طوری قرار دهید که مستقیما با مخاطب خوب روبه‌رو باشید. همچنین، راحت و بدون استرس باشید تا بتوانید روی گفت‌وگو متمرکز شوید.
هنگامی که برای اولین‌بار شروع به صحبت با کسی می‌کنید، ارتباط چشمی برقرار کنید. این ارتباط چشمی را در طول مکالمه حفظ کنید. البته یادتان باشد نیازی نیست تمام مدل به چشمان مخاطب خود زل بزنید. ولی حین صحبت باید چندین مرتبه این ارتباط چشمی را برقرار کنید. ایجاد ارتباط چشمی به شما کمک می‌کند که روی گوینده و کلمات او تمرکز کنید.
۲- عوامل حواس پرتی را از ببرید
در مرحله‌ی بعد، سعی کنید تمام عواملی را که می‌تواند حواستان پرت کند از منطقه حذف کنید. به‌عنوان مثال اگر پشت میزتان هستید، مدارک را کنار گذاشته و دفتر یادداشت‌های خود را ببندید. یا اینکه صفحه‌ی مانیتور را خاموش کنید تا دریافت یک پیام جدید حواس شما را پرت نکند. عوامل محیطی بسیار زیادی را در این بخش می‌توان مثال زد. ولی به صورت کلی، هر چیزی که ممکن است باعث حواس‌پرتی شما شود را مدیریت کنید.
تلفن همراه یکی از اصلی‌ترین دلایل حواس‌پرتی و مزاحمت حین مکالمه است. اگر می‌خواهید تمام تمرکز خود را روی بحث با مخاطب خود قرار دهید، تلفن همراه را خاموش یا بی‌صدا کنید.
اگر قصد برگزاری یک جلسه‌ی نسبتا جدی و بزرگ‌تر دارید. از قبل برنامه‌ریزی و اتاقی ساکت را برای انجام این جلسه پیدا کنید. همچنین در را ببندید تا سروصدا و مزاحمت‌های خارجی را محدود کنید. تمام این موارد می‌تواند به شما کمک کنید تا شنونده بهتری باشید و چیزی مزاحم شما نشود.
۳- صحبت‌های مخاطب را قطع نکنید
در مرحله بعدی از رسیدن به پاسخ این سؤال که چطور شنونده خوبی باشیم، یادتان باشد صحبت کسی را قطع نکنید. وقتی گوش می‌دهید، یکی از مؤثرترین کارهایی که می‌توانید کنید این است که به طرف مقابل اجازه دهید بدون وقفه صحبت کند. به عبارت دیگر، میان صحبت نپرید و او را قطع نکنید. این موضوع شاید چندان آسان نباشد. چرا که معمولا وسوسه می‌شویم نقطه نظری را به‌سرعت بیان کنیم. جای هیچ نگرانی نیست که نتوانید نقطه نظرات خود را ارائه کرده و بیان کنید. یادتان باشد که بعدا فرصت کافی برای صحبت خواهید داشت. با این حال، برای اطمینان می‌توانید برخی نکات کلیدی را یادداشت کرده تا مطمئن شوید بعدا آن‌ها را فراموش نمی‌کنید.
اگر صدای مخاطب را نمی‌توانید به‌خوبی بشنوید، از او بخواهید که بلند و واضح‌تر صحبت کند، یا اینکه سعی کنید به او نزدیک‌تر شوید. به یاد داشته باشید که یک لحظه سکوت می‌تواند به هر دوی شما فرصتی بدهد تا قبل از ادامه‌ی گفت‌وگو، درباره‌ی آنچه از آن صحبت کرده‌اید فکر کنید.
۴- رابطه ایجاد کنید
برای اینکه مخاطب خود را تشویق کنید تا اطلاعات هرچه بیشتری را با شما در میان بگذارد، لازم است رابطه‌ی خوبی با او ایجاد کنید. هرچه سازش شما با یکدیگر بیشتر باشد و یکدیگر را بهتر و دوستانه‌تر درک کنید، احتمال اینکه مخاطب اطلاعات بیشتر و بهتری را با شما در میان بگذارد هم بیشتر می‌شود. برای انجام این کار، علاوه بر از این بردن عوامل حواس‌پرتی و تمرکز کردن روی صحبت‌های مخاطب، سعی کنید حرکات او را به شکل ظریفی بازتاب دهید. منظورمان همان تکنیک تقلید کردن در زبان بدن است؛ حالت بدن مشابهی داشته باشید و از زبان بدن مناسب استفاده کنید. با حالت چهره خودتان به او نشان دهید که حواستان معطوف به صحبت‌ها است و متوجه می‌شوید چه می‌گویند.
البته مراقب باشید که زبان بدن شما بیش از حد شبیه به دیگران نباشد. سعی کنید حالات بدن خود را متناسب با روحیه مخاطب تغییر دهید. تمام این نکات به شما کمک می‌کند تا ارتباط بهتری با مخاطب خود برقرار کنید که برای جلب اعتماد و شنونده خوب بودن ضروری است. علاوه بر این، سعی کنید با همدلی پاسخ دهید. این مورد نیز می‌تواند در بهبود مکالمه، اعتماد و ارتباط تأثیرگذار باشد.
۵- جزئیات بیشتری بخواهید
یکی دیگر از راه‌های مؤثر برای اینکه تبدیل به یک شنونده خوب شوید، پرسیدن سؤالاتی است که نشان می‌دهد شما واقعا به صحبت‌ها توجه کرده و به موضوع علاقه‌مند هستید. این کار می‌تواند طرف مقابل را وادار کند که اطلاعات بیشتری با شما در میان بگذارد و فرصت‌های بیشتری برای گوش دادن به شما می‌دهد.
برای پرسیدن سؤالات جزئی‌تر، صبر کنید تا بخشی از صحبت‌های مخاطب تمام شود. وقتی که زمان صحبت به شما رسید، به جای پرداختن به راه‌حل‌ها، ابتدا روی سؤالات تمرکز کنید. از هم‌صحبت خود بخواهید که اطلاعات و جزئیات بیشتری با شما در میان بگذارند. یادتان باشد که کمی کنجکاوی می‌تواند به شما کمک کند تا اطلاعات بیشتری جمع‌آوری کنید و بعداً هم می‌توانید بازخورد بهتری را بر اساس همین اطلاعات ارائه کنید.
۶- چیزی که نشدید را بازگو کنید
بعد از اینکه به دقت به مخاطب خود گوش داده و دباره‌ی اطلاعات و جزئیات بیشتری هم از آن‌ها سؤال کردید، سعی کنید آنچه مخاطب به شما گفته است را به صورت خلاصه و با جمله‌بندی خودتان بازگو کنید. ساختارهایی مثل «فکر می‌کنم منظور شما این است که . …»، «اگر اشتباه می‌کنم اصلاح کنید، منظور شما این بود که . …» یا هر ساختار مشابه دیگری می‌تواند برای این کار مفید باشد. این کار به مخاطب نشان می‌دهد که به صحبت‌های او با دقت توجه می‌کردید. از سوی دیگر، اگر منظور او را اشتباه متوجه شده باشید، فرصتی برای اصلاح آن پیدا خواهید کرد. علاوه بر این، انجام چنین کاری معمولا منجر به ادامه پیدا کردن مکالمه و ارائه جزئیات بیشتری نیز می‌شود.
۷- از سرنخ‌های غیرزبانی استفاده کنید
یکی دیگر از گام‌های مهم برای بهبود مهارت‌های شنیداری و تبدیل شدن به شنونده خوب، توجه به ارتباطات غیرکلامی است. در طول مکالمه حتما به حالت چهره، حرکات دست، لحن صدا و تماس چشمی طرف مقابل توجه کنید. همچنین، حتما مراقب ارتباطات غیرکلامی خودتان در طول مکالمه هم باشید. حالت چهره و بدن خسته و بی‌اشتیاق این معنا را به همراه دارد که به این موضوع و مکالمه علاقه‌ای ندارید.
۸- در زمان مناسب بازخورد ارائه دهید
در انتها، زمانی که مخاطب شما فرصت کافی برای صحبت و ارائه نظرات خود را داشت و شما هم هر سؤال و ابهامی را پرسیده و برطرف کردید، در صورت لزوم می‌تواند چند بازخورد ارائه کنید. جملاتی ساده مثل «از شنیدن این موضوع متأسفم»، «دلیل نگرانی شما را درک می‌کنم» «حق دارید که عصبانی باشید» یا هر جمله مشابه ساده و مشابه دیگری می‌تواند به گوینده نشان دهد که صحبت‌ها و احساسات او را به‌خوبی گوش داده و آن‌ها را تأیید می‌کنید.
اگر مخاطب مشخصا از شما درخواست کمک و ارائه راهکار کرده باشد، بازخورد بیشتری ارائه دهید و نظر شخصی خودتان درباره‌ی آن موضوع خاص را هم بیان کنید. برای مثال یک تجربه شخصی خودتان از موقعیت مشابهی را تعریف کنید یا اینکه او را در تصمیم‌گیری راهنمایی کرده و دلایل خود را بیان کنید. در مجموع، نشان دهید که به صحبت‌های آن‌ها به‌خوبی گوش داده و درخواست آن‌ها را درک کرده‌اید.
منبع: Indeed
