۶ راهکار برای مدیریت زمان (و تنظیم مرزهایی برای پایبندی به آن)
زمان مهم‌ترین دارایی ما است. این روزها به دلیل مشغله‌های متعددی که داریم، مدیریت زمان مهم‌ترین مهارتی است که باید یاد بگیریم. اما قبل از مدیریت زمان ابتدا باید مرزهایی را در رابطه با زمانی که در اختیار دارید و روش‌هایی برای حفظ این مرز در نظر بگیرید. با دیجی‌کالا مگ همراه باشید تا در مورد روش‌‌های مدیریت بهتر زمان بیشتر بخوانید.
چرا باید مدیریت زمان بلد باشید و به برنامه‌های خود پایبند بمانید؟
اگر نتوانید به‌درستی زمان خود را مدیریت کنید و کنترل آن را به دست بگیرید، سیل مسئولیت‌ها و برنامه‌های زندگی، باعث ایجاد بی‌نظمی در زندگی می‌شود. بسیاری از افراد اصلا نمی‌دانند که احترام گذاشتن به وقت دیگران، چقدر اهمیت دارد و اگر شما با روشی مناسب، این حد و مرزها را به آن‌ها آموزش ندهید، نمی‌توانید آن‌ها را بابت گرفتن وقتتان سرزنش کنید.
شاید تا به حال تجربه کرده باشید که به خاطر ناتوانی در «نه» گفتن به دیگران، یا به‌خاطر بی‌توجهی دیگران به وقت شما، مجبور شده‌اید کاری را با عجله انجام دهید یا دیر به مقصد برسید. در واقع شما به خاطر بی‌ملاحظگی دیگران، مجبور به پرداخت هزینه می‌شوید. این هزینه می‌تواند از دست رفتن اعتبار شما در محل کار و… باشد.
ممکن است در زندگی طوری تربیت شده باشید که تصور کنید باید به همه‌ی درخواست‌ها پاسخ مثبت بدهید و «نه» گفتن را بی‌ادبی می‌دانید. اما وقت آن رسیده که برای مدیریت زمان خود، اول از همه نه گفتن را یاد بگیرید. با یاد گرفتن این مهارت، تقریبا بیشتر مسیر مدیریت زمان را طی می‌کنید.
نکته‌ی دیگری که باید بدانید این است که داشتن زمان خالی در برنامه‌ریزی روزانه‌ی شما به این معنی نیست که حتما باید آن را پر کنید. گاهی لازم است که هیچ کاری انجام ندهید و استراحت کنید. اگر زمان خالی در برنامه‌ریزی خود دارید، مجبور نیستید آن را پر کنید و به دیگران اختصاص دهید.
۶ راهکار برای مدیریت بهتر زمان
اگر معمولا در ارتباط با دیگران، کنترل زمان را از دست می‌دهید و مجبور می‌شوید برنامه‌ی خود را فدای برنامه‌های دیگران کنید، از این راهکارها استفاده کنید:
۱. تنظیم کردن زنگ هشدار
اگر به مهمانی، دورهمی، قرار دوستانه و… می‌روید، ده دقیقه قبل از زمانی که باید آن‌جا را ترک کنید، یک زنگ هشدار تنظیم کنید. این زنگ هشدار به شما و همراهانتان خبر می‌دهد که وقت تمام است و باید کم‌کم خداحافظی کنید. این روش یک راهکار خوب برای مدیریت بهتر زمان است.
در ده دقیقه‌ی باقیمانده با دیگران خداحافظی کنید و آن محل را ترک کنید. این زنگ هشدار علاوه بر اینکه جنبه‌ی اطلاع‌رسانی دارد و به شما در مورد گذر زمان اطلاع می‌دهد، شما را مجبور می‌کند که به زمانبندی خود پایبند باشید.
افراد زیادی هستند که فکر می‌کنند اگر دیر به جایی رسیده‌اند، بقیه فرصت کافی برای وقت گذراندن با آن‌ها دارند. این زنگ هشدار به این دسته از افراد هم هشدار می‌دهد که وقت دیگران ارزش دارد و باید به آن احترام بگذارند.
این تنظیم زنگ هشدار فقط برای مهمانی‌ها و قرارها نیست. حتی در خانه هم می‌توانید از این روش استفاده کنید. مثلا برای استفاده از تلویزیون یا دور زدن در اینترنت، مدت زمان مشخصی را در نظر بگیرید و چند دقیقه قبل از تمام شدن آن زمان، یک زنگ هشدار تنظیم کنید. حتما برای شما هم پیش آمده که برای چک کردن نوتیفیکشن‌های گوشی آن را دستتان گرفته‌اید و ساعت‌ها در دنیای شبکه‌های اجتماعی غرق شده‌اید. با تنظیم زنگ هشدار یا تنظیم زمان استفاده از هر اپلیکیشن، می‌توانید کنترل زمان را به دست بگیرید.
۲. در نظر گرفتن محدوده‌ی زمانی
وقتی برای هر کاری یک محدوده‌ی زمانی مشخص کنید، دیگران هم یاد می‌گیرند که به زمان شما احترام بگذارند. علاوه بر این، در نظر گرفتن محدوده‌ی زمانی باعث می‌شود که بهتر بتوانید برنامه‌ریزی کنید و زمان خود را آگاهانه بگذرانید.
مثلا اگر به یک مهمانی یا قرار دوستانه دعوت شده‌اید، از قبل باید به دیگران اطلاع دهید که فقط تا چه ساعتی زمان دارید. خودتان همیشه سر ساعت در محل قرار حاضر شوید تا دیگران هم از شما وقت‌شناسی را یاد بگیرند. همیشه به موقع یک مکان را ترک کنید تا به دیگران نشان دهید که وقت شما چقدر برایتان ارزش دارد. تا زمانی که خودتان به وقت و برنامه‌ریزی‌تان احترام نگذارید، دیگران هم برای آن احترام قائل نمی‌شوند.
۳. برنامه‌ریزی برای زمان‌های بین هر برنامه
ما باید برای برنامه‌هایی که تنظیم می‌کنیم یک محدوده‌ی زمانی مشخص در نظر بگیریم. ولی گاهی اوقات، همه‌چیز طبق برنامه‌ی ما پیش نمی‌رود. موقع برنامه‌ریزی کردن برای کارهای خود، حتما زمانی را بین هر برنامه برای اتفاقات پیش‌بینی نشده در نظر بگیرید.
مثلا فرض کنید قرار است که از یک قرار دوستانه به یک قرار کاری بروید. در فاصله‌ی بین دو قرار، باید زمانی را برای ترافیک، رفت و آمد، آماده شدن و… در نظر بگیرید. اگر این زمان را در نظر نگیرید، ممکن است قرار کاری شما با مشکل مواجه شود.
برنامه‌ی زمانی شما نباید پشت سر هم و بدون وقت استراحت باشد. وقتی برنامه‌ای پرمشغله داشته باشید، حتی اگر به شکل فیزیکی کار خاصی انجام ندهید، اما همین فشار روانی باعث ایجاد استرس می‌شود.
۴. تنظیم کردن برنامه‌های مشابه در کنار هم
این روزها یکی از چیزهایی که زیاد وقت ما را می‌گیرد، ترافیک و رفت‌وآمد است. برای اینکه این رفت و آمدها را کاهش دهید، سعی کنید کارهایی که در یک موقعیت جغرافیایی یکسان هستند، با هم انجام دهید. تصور کنید که بعد از انجام کار روزانه در محل کار، با یکی از دوستان خود قرار دارید. می‌توانید این قرار دوستانه را در یک کافه در نزدیکی محل کار برگزار کنید. با این کار، لازم نیست وقت زیادی را در ترافیک بگذرانید.
علاوه بر این، تغییر ناگهانی نوع کارهایی که انجام می‌دهید، می‌تواند سخت باشد. مثلا فرض کنید که یک پروژه‌ی بسیار مهم کاری دارید و بلافاصله بعد از آن باید یک کار شخصی را انجام دهید. سعی کنید کارهایی که شبیه هم هستند، در کنار هم برنامه‌ریزی کنید.
۵. برنامه‌ریزی مجدد
از اینکه برنامه‌ریزی خود را تغییر دهید، نترسید. به هر حال زندگی پر از اتفاقات غیرمترقبه است. هر چقدر هم طبق برنامه پیش بروید، چیزهایی وجود دارد که تحت کنترل شما نیست. مثلا شما نمی‌توانید ترافیک را کنترل کنید یا یک جمع ده نفره را مجبور کنید همه سر وقت برسند.
در این صورت گاهی مجبور می‌شوید برنامه‌های خود را تغییر دهید. اگر موقع برنامه‌ریزی کردن، جایی برای انعطاف‌پذیری برنامه گذاشته باشید، می‌توانید طبق نیاز، برنامه‌ی خود را تغییر دهید.
۶. تغییر شیوه‌ی انجام کارها
یکی از چیزهایی که برای مدیریت بهتر زمان باید در نظر بگیرید این است که تا جای ممکن، از انجام کارهای غیرضروری اجتناب کنید. مثلا همه‌ی کارها لازم نیست در قرارهای حضوری انجام شود. شاید بتوانید یک قرار کاری را از خانه و به شکل آنلاین انجام دهید. این روزها بسیاری از مصاحبه‌های شغلی هم آنلاین برگزار می‌شوند.
تا جایی که می‌توانید، شکل انجام کارها را برای خودتان ساده‌تر کنید تا وقت کمتری از شما بگیرند. اگر می‌توانید کارها را به شکل آنلاین، با ایمیل، تماس تلفنی و… انجام دهید و رفت‌وآمدهای غیرضروری را حذف کنید.
با زمان‌های اضافه چه کار کنیم؟
یکی از دلایلی که باعث می‌شود افراد زیادی در دنیا، کارهای خود را بدون برنامه‌ریزی انجام دهند این است که نمی‌دانند باید با زمان اضافه آمده چه کار کنند؟
وقتی برای هر کاری برنامه‌ریزی داشته باشید، احتمالا وقت زیادی در طول روز خواهید داشت که احتمالا هیچ برنامه‌ای برای آن ندارید. این وقت اضافه یک فرصت فوق‌العاده برای شما است تا بدون فشار و استرس زندگی روزمره، از هر چه که واقعا دوست دارید لذت ببرید.
در این زمان‌های طلایی که با برنامه‌ریزی کردن به دست آورده‌اید، برای یادگیری مهارت‌های جدید، پرداختن به هنر مورد علاقه، گشت‌وگذار در طبیعت یا حتی استراحت در خانه استفاده کنید. قرار نیست تمام وقتمان را بیرون از خانه باشیم و حتما به یک کار جدی مشغول باشیم.
حداقل ۴۰ تا ۶۰ درصد از زمانی که اضافه دارید، به کاری اختصاص دهید که واقعا دوست دارید. انجام این کار و مدیریت بهتر زمان از مشکلاتی مثل فرسودگی‌های شغلی و استرس پیشگیری می‌کند.
منبع: Mindbodygreen
