۹ روش پنهان برای ایجاد روابط مؤثر در محیط کار
رابطه کاری شما با همکارانتان چطور است؟ رابطه‌‌‌تان فقط در حد تماس‌های صوتی و تصویری مرتبط با کار و جلسات است؟ یا شاید هم بدتر، فقط با ایمیل مکاتبه می‌کنید و چیزی جز اسم یکدیگر را نمی‌شناسید؟ فکر می‌کنید تمام همکار‌ها چنین رابطه‌ای با همدیگر دارند یا اینکه فقط شما قادر به برقراری ارتباط نیستید؟
اگر فقط شما به این شکل هستید، خبر خوب اینکه شما تنها نیستید. در واقع، تنها ۱۴ درصد از کارمندان هنگام برقراری ارتباطات اجتماعی با همکاران خود اعتماد به نفس کافی دارند. در این شرایط، برای بهبود رابطه کاری باید چه‌کار کرد؟
مدیران و رهبران سازمان‌ها باید در راستای بهبود رابطه کاری به کارمندان خود کمک کنند. آنها باید سعی کنند که کارمندانشان احساس ارتباط و تعلق به یک خانواده/سازمان را داشته باشند. صمیمت و آشنایی بیشتر باعث بهبود فرایندهای کاری و محیط سازمان خواهد شد. هیچ‌کس تمایل ندارد بیشتر روز خود را در محیطی کاملاً خشک و بی‌احساس سپری کند. با این حال، تجربه نشان داده که خود افراد هم می‌توانند کنترل را در دست بگیرند و در جهت بهبود رابطه کاری خود با سایرین تلاش کنند. در ادامه چند فرصت مناسب برای ایجاد روابط در محل کار را توضیح می‌دهیم که با مفید بودن آنها در موقعیت‌های مختلف ثابت شده است.
۱. در ایمیل‌ها و پیام‌های گروهی، مستقیم به خود فرد پاسخ دهید
ممکن است یک ایمیل کلی از فردی دریافت کنید و یا اینکه یک پیام از فرد برای تمام همکاران ارسال شود. در چنین شرایطی فرصت را غنیمت شمرده و حتماً به او پاسخ دهید. در این موقعیت‌ها می‌توانید سر حرف را با استفاده از یک تعارف و یا عبارات کلی باز کنید و زمینه آشنایی مختصر با افراد را به دست بیاورید. برای مثال، پاسخ یک ایمیل کلی را می‌توانید به این شکل بدهید: «در این زمینه متأسفانه کمکی از دست من بر نمی‌آید. ولی به نظرم شما …….» سعی کنید این مکالمات را ادامه داده و در صورت امکان آن را حتی تبدیل به یک گفتگو حضوری در محل کار کنید. مثال دیگر زمانی است که فردی قصد ترک سازمان را دارد. در این شرایط معمولاً یک پیام و یا ایمیل برای تمام اعضا و همکاران ارسال می‌کنند. توصیه می‌کنیم حتماً به این ایمیل پاسخ داده و برای او آرزوی موفقیت کنید.
۲. بعد از جلسات کوچک، پیگیری را فراموش نکنید
هر بار که سؤال و یا نظری دارید که فرصتی برای مطرح کردن آن را در یک جلسه پیدا نکردید، فرصتی جدید برای شما خواهد بود تا بعداً آن را از طریق یک پیام، ایمیل و یا حتی گفتگو حضوری مطرح کنید. این موضوعات می‌توانند خیلی مختلف باشند. از تبریک به یک همکار بابت عملکرد عالی گرفته، یا پرسیدن سؤالات کاری مختلف، همگی می‌توانند بهانه‌های خوبی برای شروع کردن یک مکالمه و بهبود رابطه کاری شما با همکارانتان باشند. به‌عنوان مثال، مکالمه را می‌توانید با تعریف از موضوع و نحوه‌ی ارائه‌ی فرد شروع کرده و یک سؤال از او بپرسید. نکته مهم این است که بدانید چطور گفتگو را ادامه داده و به اصطلاح یخ را بشکنید.
۳. از جلسات و دورهمی‌های شرکتی برای بهبود رابطه کاری خود استفاده کنید
رویدادهایی که در آن کل تیم، بخش و یا حتی شرکت حضور دارند را باید چیزی بیشتر از صرفاً به‌اشتراک‌گذاری اطلاعات و سخنرانی بدانید. این رویدادها موقعیت بسیار مناسبی را برای ایجاد و بهبود روابط کاری در اختیار افراد می‌گذارد، چراکه فرصتی مناسب برای ملاقات با افرادی هستند که در غیر این صورت ملاقات نمی‌کردید.
به‌عنوان‌مثال، به سخنرانی و یا نظرات افراد به‌خوبی گوش دهید. سعی کنید سؤالاتی در مورد ایده‌های آنها پیدا کنید و با استفاده از همین سؤال‌ها می‌توانید مکالمه را شروع کنید. توصیه می‌کنیم سؤالاتی جذاب و چالش‌برانگیز بپرسید تا بتوانید فرد مورد نظر را تحت‌تأثیر قرار دهید.
۴. از اطرافیان خود استفاده کنید
یک راه مناسب برای ایجاد و بهبود رابطه کاری، استفاده از لینک‌ها و ارتباطات فعلی خودتان است. مسلماً در تیم و یا بخش خود با چند نفر در ارتباط هستید و یا اینکه صمیمیت بیشتری دارید. این افراد می‌توانند دروازه‌ای برای ملاقات با افراد بیشتری در شرکت باشند. توصیه می‌کنیم از این افراد برای آشنا شدن و ایجاد ارتباط با سایر همکاران استفاده کنید. برای مثال، می‌توانید بپرسید «کسی را در شرکت می‌شناسی که بتواند در زمینه …… به من کمک کند؟» سؤال‌های این‌چنینی را از هرکس دیگری از سازمان هم می‌توانید بپرسید و از آن برای ایجاد یک مکالمه استفاده کنید.
۵. در گروه‌های کاری عضو شوید
معمولاً گروه‌های مختلفی مانند گروه‌های دوستانه مجازی، یا گروه‌های تخصصی و کاری در یک سازمان شکل می‌گیرد. دورهمی فامیلی را کمتر کنید و راهی برای دور زدن سؤالات اقوام بیابید. حضور در این گروه‌ها به شما کمک می‌کند تا بتوانید با افراد مختلف و به خصوص افراد ارشد و پرتجربه‌ی شرکت ارتباط برقرار کنید. حضور در این محیط‌ها و اجتماعات یک مزیت بزرگ دیگر هم به همراه دارند: به شما و باقی اعضای شرکت یک هویت، علاقه و تجربیات مشترک می‌دهد تا با استفاده از آن یخ را بشکنید و ارتباط اولیه را ایجاد کنید. علاوه بر این، در این محیط‌ها می‌توانید شناخت بیشتری نسبت به همکاران خود به دست آورده و از این اطلاعات برای بهبود رابطه کاری خود استفاده کنید.
۶. خودتان را به افرادی که فقط آنلاین ملاقات کرده‌اید، معرفی کنید
امروزه بخش زیادی از مکاتبات و گفتگوهای شرکتی به صورت مجازی و اینترنتی برگزار می‌شود. احتمال دارد با خیلی از همکارانتان در جلسات آنلاین مختلفی هم‌صحبت شده باشید، ولی هرگز آنها را حضوراً ندیده باشید. در این شرایط، یکی از بهترین کارهایی که برای بهبود رابطه کاری خودتان به همکاران می‌توانید انجام دهید، تهیه لیستی از افرادی است که در جلسات مختلف با آنها حضور داشته و گفتگو کرده باشید. در موقعیت‌های مناسب، می‌توانید خودتان را به آنها معرفی کرده و بیان کنید که در کدام جلسه با یکدیگر صحبت کرده بودید.
۷. از تجربه همکارهای خود استفاده کنید
به لیست سازمانی نگاه کنید، افرادی را شناسایی کنید که دوست دارید با آنها کار کنید، از آنها چیزی یاد بگیرید یا حتی اینکه دوست دارید با آنها مکالمه داشته باشید. سپس می‌توانید به آنها ایمیل زده و سؤال خود را بپرسید. برای مثال «متوجه شدم که شما اخیراً …………… اگر فرصتش را داشته باشید، خیلی تمایل دارم در مورد نحوه انجام این کار و ……….. از شما چند سؤال بپرسم».
۸. برای انجام پروژه‌های چند کارکردی یا بین سازمانی داوطلب شوید
پروژه‌های بزرگ معمولاً بروکراسی‌های خاصی دارند و انجام آنها آسان نیست. با این حال، این پروژه‌ها فرصت خوبی برای ملاقات با افراد مختلف را فراهم می‌کند. طی این پروژه‌ها شما احتمالاً مجبور باشد با بخش‌های مختلف سازمان و یا حتی سازمان‌های دیگر در ارتباط باشید؛ بنابراین، اگر تمایل دارید ارتباطات بیشتری در سازمان ایجاد کنید، داوطلب شدن در این پروژه‌ها شانس خوبی برای شما خواهد بود. ولی این موضوع را باید در نظر داشته باشید که توانایی انجام پروژه را هم داشته باشید.
۹. خودتان را در اتاق زندانی نکنید
اگر کل ساعات کاری در اتاقتان زندانی باشید یا در گوشه‌‌ی خلوتی از سالن مشغول به کار باشید، انتظار بهبود روابط کاری و لینک‌سازی در سازمان را نباید داشته باشید. با کاهش همه‌گیری ویروس کرونا و کاهش دورکاری‌ها، وقت آن است که معاشرت بیشتری به خرج دهید. از اجتماعات و بخش‌های شلوغ‌تر دوری نکنید.
اصطلاح «شبکه سازی» ممکن است ترسناک و دشوار به نظر برسد، ولی کاری است که از همان بچگی و حتی دوران پیش‌دبستانی شروع کردیم. در همان دوران هم کودکانی که در ابتدا «غریبه» بودند تبدیل به «آشنا» و سپس «دوست» شدند. انسان موجودی اجتماعی است و به‌راحتی می‌تواند با سایر افراد ارتباط برقرار کند. تنها چیزی که لازم است، این است که کسی قدم پیش بگذارد و یخ را بشکند. در صورتی که دیگران این کار را انجام ندهند، شما می‌توانید فردی باشید که گفتگوها را شروع می‌کنید. یادتان باشد که این شبکه‌سازی‌ها و بهبود رابطه کاری در سازمان، نقش چشمگیر و غیرقابل‌انکاری در پیشرفت شغلی شما خواهد داشت.
منبع: Fastcompany
