چرا باید هم‌اینک از گوگل‌کیپ استفاده کنید؟

گوگل‌کیپ (Google Keep) احتمالا بهترین سرویس گوگل است که بسیاری از افراد از آن استفاده نمی‌کنند. اما این ابزار چه قابلیت‌های ویژه‌ای در اختیار شما قرار می‌دهد که از آن بی‌خبر هستید. در ادامه با دیجی‌کالا مگ همراه باشید تا با قابلیت‌های کلیدی آن آشنا شوید.

از سرویس‌هایی شبیه گوگل‌کیپ، اورنوت (Evernote) و وان‌نونت مایکروسافت (Microsoft OneNote) اغلب به عنوان اپلیکیشن‌هایی جهت یادداشت‌برداری یاد می‌شود. اما این برداشت الزاما درست نیست. این اپلیکیشن‌ها رشد مطلوبی داشته‌اند و با اضافه شدن امکاناتی همچون مشارکت چند نفر در تولید اسناد، یادآورها، چک‌لیست‌ها، یادآورهای بر پایه‌ی مکان، تبدیل صوت به متن، امکان کشیدن اسکچ و … تکامل یافته‌اند.

اگر در سال‌های گذشته می‌شد چیزی مثل اورنوت را به این منظور پیشنهاد داد اما از تابستان امسال، این سرویس راه اشتباه رفت. اورنوت با تغییر ساختار قیمت‌گذاری روی سرویس‌های خود کاربران را مجبور به پرداخت یا ترک استفاده از سرویسش کرد. به‌علاوه، اورنوت محدودیت‌های بیشتری برای سرویس رایگانش وضع کرد و این نسخه را Evernote Basic نام گذاشت. کاربرانی که از اورنوت بیسیک استفاده می‌کنند می‌توانند در هر سال حداکثر بر روی دو دستگاه از اورنوت استفاده کنند که احتمالا برای بسیاری از کاربران جذابیت این سرویس را از بین خواهد برد. همچنین محدودیت آپلود فایل به ۶۰ مگابایت در ماه کاهش یافته که به وضوح مقدار کمی است. در نهایت، کاربرانی که از سرویس پولی اورنوت هم استفاده می‌کرده‌اند با افزایش قیمت مواجه شده‌اند. در حال حاضر هزینه استفاده از نسخه تجاری اورنوت بسته به سطح امکانات رقم‌های ۳۴٫۹۹ دلار، ۶۹٫۹۹ دلار و ۱۲۰ دلار در سال تنظیم شده است.

اما ابزارهای جایگزین هم کم نیستند. وان‌نوتِ مایکروسافت هم ابزاری عالی برای کاربرانی است که روی دنیای مایکروسافت سرمایه‌گذاری کرده‌اند. کاربران ویندوز که از سرویس مایکروسافت آفیس ۳۶۵ و کسانی که از گوشی‌های ویندوزی استفاده می‌کنند از این جمله‌اند.

اپلیکیشن Notes اپل ابزاری نسبتا ابتدایی به حساب می‌آید، اما برای کسانی که کاربر سرویس‌های اپل هستند و به طور مرتب از سیری استفاده می‌کنند گزینه مناسبی به حساب می‌آید.

اما برای عموم افراد، ابزاری مثل گوگل‌کیپ گزینه بسیار مفید و موثری به حساب می‌آید. اگر شما از کاربران سرویس‌های گوگل هستید، استفاده از گوگل‌کیپ به شما اجازه می‌دهد امکانات آن را با تمامی سروی‌های گوگل از جمله کروم، تقویم، جیمیل، سرویس تصاویر، درایو، داکز، گوگل ناو و … همخوان کنید که قابلیت‌های مفیدی را در اختیار شما قرار می‌دهد.

گوگل‌کیپ از برخی جنبه‌ها بهترین ابزار در این حوزه به حساب می‌آید. با سرویس‌های گوگل به صورت یکپارچه همخوان می‌شود، سیستم جستجوی هوشمند در آن وجود دارد و در قیاس با رقبا رایگان و کاربردی است.

این امکانات کاربردی در ادامه به خوبی بیان شده‌اند.

برخی افراد هنوز فکر می‌کنند گوگل‌کیپ یک ابزار یادداشت‌برداری نه‌چندان هوشمند است. اما بد نیست بدانید از یک سال و نیم پیش که گوگل‌کیپ ارایه شد، گوگل به صورت مستمر امکانات مفیدی را به آن اضافه کرده است که بیشتر آن شامل قابلیت‌های هوش مصنوعی گوگل‌کیپ می‌شود. حالا گوگل‌کیپ ابزاری کاملا متفاوت از روزهای اول عرضه‌اش محسوب می‌شود.

گوگل یک API برای ایجاد امکان اتصال اپلیکیشن‌های جانبی به سرویس گوگل‌کیپ ارایه کرده که به واسطه‌ی آن امکان خواندن و نوشتن یادداشت‌ها در گوگل‌کیپ وجود خواهد داشت. به علاوه گوگل هم‌خوان‌سازی گوگل‌کیپ را با دیگر سرویس‌های خود نیز گسترش خواهد داد.

امکان ثبت فوری همه چیز

زمانی که شما ایده‌ای دارید یا اطلاعاتی وجود دارد که لازم است به سرعت آنها را ثبت کنید و از یاد نبرید، استفاده از گوگل‌کیپ بهترین روش است.

می‌توانید از ویجت‌های گوگل‌کیپ در اندروید یا iOS برای ثبت فوری همه چیز استفاده کنید. در این ویجت گزینه‌های List ،Photo ،Note و Audio وجود دارد که با یک تب روی هر یک از آنها می‌توانید به سرعت نوع محتوای مورد نظر خود را ثبت کنید.

کاربران آیفون می‌توانند آیکن گوگل‌کیپ را روی داک و کنار اپلیکیشن‌های اصلی و در دسترس خود قرار دهند. اگر از آیفون ۶S و نسخه‌های بعدی آن استفاده کنید می‌توانید با کمک امکان ۳D Touch بر روی آیکن گوگل‌کیپ، گزینه‌های New Audio Note ،New Photo Note ،New List و New Note را انتخاب کنید.

سریع‌ترین انتخاب برای ثبت یادداشت و یادآور، گزینه Audio است. تنها کافی‌ست این گزینه را انتخاب کنید و سپس چیزی که می‌خواهید از یاد نبرید را با صدا بیان کنید تا به صورت متنی ثبت شود.

برای ثبت چیزهایی مثل یک منو، کارت ویزیت یا هر چیز مشابهی، امکان عکس‌برداری با کمک گوگل‌کیپ وجود دارد. پس از ثبت عکس، اطلاعات موجود در کارت به صورت متنی هم ثبت می‌شوند و امکان جستجوی اطلاعات موجود در عکس از طریق گوگل‌کیپ وجود خواهد داشت.

برای اینکه اطلاعات داخل عکس به صورت متن هم ذخیره شود باید پس از ثبت عکس بر روی آن تپ کرد و سپس گزینه Grab image text را انتخاب کرد. بدین‌ترتیب واژه‌ها و اطلاعات موجود در عکس به متن تبدیل می‌شوند. امکان باز کردن سایر عکس‌ها در گوگل‌کیپ و اسکن آن توسط این قابلیت کلیدی نیز وجود دارد.

امکان اسکن واژگان و استخراج آنها از متن فعلا تنها برای زبان انگلیسی وجود دارد اما «ماریو انیما» (Mario Anima) مدیر پروژه‌ی گوگل‌کیپ اعلام کرده که برای استفاده از این قابلیت در زبان‌های دیگر، زبان‌های بیشتری هم در آینده به گوگل‌کیپ اضافه می‌شوند.

نکته: صداها و تصاویر ثبت شده با گوگل‌کیپ در گوگل‌درایو نیز ذخیره می‌شوند و از حجم معمول گوگل‌درایو شما برای ذخیره‌ی آنها استفاده می‌شود. پس از استخراج متن از صوت یا تصویر، می‌توانید صدا یا تصویر مربوطه با پاک کنید تا انباشت فایل‌ها باعث پر شدن حجم محدود گوگل‌درایوتان نشود.

البته طبیعتا امکان انتخاب گزینه‌ی Note یا List هم برای ثبت دستی متون یادداشت‌ها وجود دارد. در صورت استفاده از این گزینه، گوگل‌کیپ به صورت خودکار بخش‌های مختلف متن و پاراگراف‌ها را تشخصی می‌دهد و شماره‌گذاری یا نقطه‌گذاری آنها را انجام می‌دهد.

کسانی که از گوشی‌های اندرویدی استفاده می‌کنند، می‌توانند با کمک دستور OK Google نیز به ثبت یادداشت در گوگل‌کیپ بپردازند. حتی امکان اضافه کردن و ویرایش لیست‌ها نیز با کمک دستورهای صوتی از طریق دستیار گوگل وجود دارد. برای مثال می‌توان به صورت زیر عمل کرد:

OK Google -> Create a Shopping list with cheese and milk.

سپس در صورتی که بخواهید پنیر را حذف کنید می‌توانید پس از آن بگویید Remove cheese. یا با گفتن Change milk to not-fat milk، شیر کم‌چرب را در لیست خریدی که ایجاد کرده‌اید، جایگزین شیر معمولی کنید. پس از ثبت لیست‌ها هم می‌توانید برخی گزینه‌ها را از آن حذف کرده یا به آن اضافه کنید.

در صورتی که از مرورگر کروم استفاده می‌کنید می‌توانید اکستنشن گوگل‌کیپ را نیز در این مرورگر در دسترس داشته باشید. برای این کار به سایت گوگل‌کیپ رفته و از طریق آن صفحه مربوط به اپلیکیشن‌های این ابزار را در منوی سایت پیدا کنید. سپس می‌توانید اکستنشن مربوط به مرورگر کروم را روی آن نصب نمایید.

دسترسی سریع به هم چیز

یکی از مهمترین قابلیت‌های گوگل‌کیپ امکان جستجوی ساده و سریع در آن است. با کمک ابزار جستجو در گوگل‌کیپ، می‌توانید در میان انواع یادداشت‌ها، برچسب‌ها، افراد، عکس‌ها، یادآورها، لیست‌ها، رنگ‌ها، و همچنین دسته‌بندی‌هایی که خودتان ایجاد می‌کنید به جستجو بپردازید.

اضافه کردن یادآور در گوگل‌کیپ

یادآورهای گوگل امکانی هستند که در سه سرویس آن دیده می‌شوند. Calendar ،Inbox و Keep. این قابلیت به کاربر اجازه می‌دهد در زمان یا مکانی مقرر یادآوری وظیفه‌ای مشخص را از سرویس مورد نظرش دریافت کند. برای مثال شما می‌توانید خرید نان را برای زمانی‌که به خانه برمی‌گردید در لیست یادآورها قرار دهید. اگر از زمان دقیق بازگشت به خانه مطمئن نیستید می‌توانید یادآوری را به جای زمان روی مکان تنظیم کنید. در این صورت زمانی که به خانه نزدیک می‌شوید سرویس یادآور گوگل در هر سه سرویس یاد شده، وظیفه‌ی مربوطه را به شما یادآوری می‌کند.

بسیاری از کاربران از این امکان گوگل در Inbox استفاده می‌کنند. اما اضافه کردن یادآورها در گوگل‌کیپ نیز بسیار ساده است. یادآورهایی که در گوگل‌کیپ اضافه می‌شوند در Inbox نیز دیده می‌شوند. اما یادآورهای ثبت شده در Inbox در گوگل‌کیپ به چشم نمی‌آیند. البته تمامی یادآورها در سرویس تقویم گوگل هم قابل رویت هستند.

رابط کاربری گوگل‌کیپ برای ثبت و دسترسی به یادآورها بسیار بهتر از Inbox است. با کمک ابزارهای موجود در گوگل‌کیپ شما به راحتی می‌توانید به گزینه‌های زیادتری نسبت به Inbox دسترسی داشته باشید.

در نسخه‌ی اندروید گوگل‌کیپ شما امکان کشید اسکچ‌ها و نوشتن با دست را در اختیار دارید. درست مثل یک دفترچه یادداشت واقعی که همیشه در جیبتان باشد می‌توانید در نسخه اندروید از گوگل‌کیپ اقدام به نوشتن یا کشیدن در این اپلیکیشن کنید. این قابلیت به زودی در اختیار کاربران iOS گوگل‌کیپ نیز قرار می‌گیرد.

تفاوت اینجاست که در گوگل‌کیپ پای هوش مصنوعی گوگل برای تبدیل حروفی که با دست کشیده شده‌اند به متون قابل جستجو، به میان می‌آید. گوگل امکان تشخیص متون را در اسکچ‌هایی که توسط کاربر کشیده می‌شوند را دارد. حتی امکان تشخیص برخی مواردی که توسط کاربر کشیده می‌شوند را هم دارد. برای مثال اگر اسکچ کشیده شده توسط شما شبیه یک خانه یا قایق باشد، گوگل متوجه این شباهت می‌شود. بدین‌ترتیب در صورتی که شما بعدا از طریق جستجو در گوگل‌کیپ به دنبال خانه یا قایق باشید، گوگل اسکچ مربوطه را هم در نتایج جستجو می‌گنجاند.

گوگل برای تشخیص بهتر اسکچ‌ها در گوگل‌کیپ و سایر ابزارهای خود به تازگی از دموی یک بازی بامزه تحت عنوان Quich Draw رونمایی کرده که اجازه حدس زدن بی‌درنگ آنچه شما در حال کشیدنش هستید را به شما می‌دهد. برای دسترسی Quich Draw به این لینک مراجعه کنید.

برای دسترسی به بخش اسکچ در گوگل‌کیپ پس از باز کردن اپ اندروید آن بر روی گزینه‌ی New Drawing تپ کنید . همچنین، امکان کشیدن نقاشی یا نوشتن متن با دست برای شما فعال روی یادداشت‌های پیشین یا تصاویر وجود دارد. به‌علاوه، دسترسی به ابزارهای رسم و سایه‌ها نیز در این بخش وجود دارد.

مرتب‌سازی و اولویت‌بندی یادداشت‌ها

در گوگل‌کیپ می‌توانید به راحتی با گرفتن، کشیدن و رها کردن یادداشت‌ها، جایگاه و اولویت آنها را تغییر دهید. همچنین امکان سنجاق کردن یک یادداشت مهم در بالای اپلیکیشن نیز وجود دارد.

نکته: اگر بخواهید یک یادداشت را در میان انبوه یادداشت‌ها -بدون سنجاق کردن- به بالای لیست بیاورید می‌توانید یک بار آن را آرشیو کرده و سپس در لیست آرشیوها آن را از حالت آرشیو خارج کنید. در این صورت گوگل‌کیپ با یادداشت مربوطه مثل یک یادداشت جدید رفتار کرده و آن را در بالای لیست قرار می‌دهد.

تجمیع ایده‌ها

توصیه می‌شود از گوگل‌کیپ فقط برای ثبت ایده‌ها استفاده نکنید. می‌توانید در طول زمان روی توسعه‌ی ایده‌های خود نیز کار کنید و گوگل‌کیپ به شما اجازه می‌دهد روند توسعه را هم در یادداشت مربوطه بگنجانید. برای مثال به اضافه کردن موارد تازه به یادداشت مربوطه بپردازید یا تغییراتی که در ایده به وجود آمده را نیز در نظر گرفته و ثبت کنید.

امکان اضافه کردن افراد دیگر به یک یادداشت نیز وجود دارد. این کار به سادگی ممکن است. تنها کافی‌ست که با انتخاب گزینه Share در هر یادداشت، افراد دیگری را هم به آن اضافه کرد تا علاوه بر دسترسی به یادداشت، ایده‌ها و نکات تازه را هم برای آن در نظر بگیرد.

محدودیت‌های گوگل‌کیپ

هر یادداشت در گوگل‌کیپ می‌تواند تا بیست هزار کاراکتر داشته باشد. تیتر هر یادداشت تا ۱۰۰۰ کاراکتر و هر آیتم از لیست‌ها نیز تا ۱۰۰۰ کاراکتر محدودیت دارد. هر لیست هم می‌تواند تا ۹۹۹ آیتم داشته باشد.

از گوگل‌کیپ به عنوان یک ابزار کاربردی و مفید استفاده کنید.

با توجه به امکانات گوگل‌کیپ، توصیه می‌شود آن را در مرکز توجه امور کاری خود قرار دهید. تا حد ممکن از آن برای یادآوری همه چیز استفاده کنید. هر چه از آن بیشتر استفاده کنید بیشتر به استفاده از آن عادت می‌کنید. گوگل‌کیپ ابزاری‌ست که مانند یک افزونه‌ی ذهنی به شما در یادآوری و به خاطرسپاری همه چیز کمک می‌کند و می‌توانید برای ثبت ایده‌ها، وظایف مربوط به پروژه‌ها و همینطور برنامه‌ریزی برای اهداف کوتاه و بلندمدت خود از آن بهره بگیرید.

با توسعه‌ی بیشتر و بیشتر گوگل‌کیپ توسط گوگل و استفاده بهینه‌تر از هوش مصنوعی در آن که هر روزه اتفاق می‌افتد، فاصله‌ی بین الهام‌ها و اجرای امور به طرز چشمگیری کاهش میابد.

گوگل‌کیپ دیگر یک اپلیکیشن معمولی برای یادداشت برداری نیست. در حال حاضر این اپلیکیشن رسما یک ابزار مجهز به هوش مصنوعی جهت بهبود کمک به فعالیت‌های ذهنی شما است.

شما از گوگل‌کیپ استفاده می‌کنید؟ در صورتی که جواب مثبت است ما را از تجربیات خود در استفاده از این اپلیکیشن آگاه کنید. در غیر این صورت به ما بگویید پس از مطالعه‌ی این متن آیا نسبت به استفاده از این اپلیکیشن اقدام می‌کنید یا خیر؟

در آینده نزدیک و در صورت درخواست شما راهنمایی برای کاربری آخرین نسخه از گوگل‌کیپ در سایت، مرورگر کروم و همچنین نسخه موبایل آن در دیجی‌کالا مگ منتشر می‌شود.

منبع؛ Computer World