دفتر کار باز چیست و چرا آینده‌ای ندارد؟
در دهه‌ی پنجاه میلادی به واسطه‌ی رویای همکاری در دفتر کار، مفهومی تحت عنوان Open-Office (دفتر کار باز یا به گفته‌ی ویکی‌پدیا پلان آزاد) به وجود آمد. اما برخی مولفه‌ها به مرور زمان این مفهوم به ظاهر کاربردی و موثر را تغییر داده‌اند و پیش‌بینی می‌شود این سیستم در آینده‌ای نه‌چندان دور دچار تغییر شود. در ادامه با دیجی‌کالا مگ باشید تا در این خصوص بیشتر بدانید.
ایده‌ی دفتر کار یکپارچه و بدون اتاق یا دیوارهای جداکننده اولین بار حدود ۷۰ سال پیش در آلمان به وجود آمد و در دهه‌های اخیر در بسیاری از کشورها -حتی کشور ما- به سیستمی برای طراحی محیط‌های کار تبدیل شد. ایده‌ی این دفاتر ابتدا در استارتاپ‌ها و شرکت‌های حوزه تکنولوژی به ثمر نشست، اما به‌مرور در سایر حوزه‌ها از جمله تبلیغات، رسانه و حتی معماری، تبدیل به ساختاری مطلوب برای دفاتر کار تبدیل شد. افزایش بهره‌وری و خلاقیت در محیط کار، مهم‌ترین عامل جایگزینی این نوع دفترها با دفاتر کار سنتی شد.
اما این روزها ساختار دفاتر کار یکپارچه که ساختاری بدون دیوارهای جداکننده یا دیوارهای کوتاه دارند، کمتر و کمتر مورد توجه است. این مفهوم، در مقاله‌ای که در سال ۲۰۱۵ در واشنگتن‌پست منتشر شده و به کاهش کاربری این دفاتر اشاره کرده بود، بسیاری از افراد را در این خصوص دچار شک و تردید کرد. فاکتورهایی همچون ایجاد حواس‌پرتی برای سایرین و افزایش امکان سرایت بیماری‌ها -که در مقاله‌ای در بلومبرگ به آنها اشاره شده بود- مفهوم ساختاری این دفاتر را زیر سوال برد. در بخشی از مقاله آمده بود: اجبار به شنیدن تلفن‌های کاری یا غیرکاری همکاران، از مشکلات اجتناب‌ناپذیر این دفاتر است.
مطالعه در این رابطه هم نتایج مشابهی در بر داشت. مدارک به‌دست آمده نشان داد برخلاف تصوری که محیط‌های اداری باز برخوردار از بهره‌وری و خلاقیت کاری می‌پندارد، نتیجه‌ی کار در این دفاتر کاهش بازدهی و افزایش سرایت بیماری‌ها خواهد بود. توجه داشته باشید که بیماری‌های مسری به صورت بالقوه می‌توانند منجر به غیبت چند روزه‌ی کارمندان شوند.
اما مشکل کجاست؟ این دفاتر چه ایرادی دارند و راه حل برای ایجاد محیط‌های کاری مدرن‌تر و بهتر چیست؟
دفاتر کار آینده در راهند
واقعیت این است که هنوز راهکاری عملی وجود ندارد و دفاتر مجازی کار هم قرار نیست جایگزینی قطعی برای دفاتر فعلی باشند. در واقع دفاتر کار آینده، ترکیبی از دفترهای سنتی به همراه برخی قابلیت‌های دنیای مدرن هستند.
نسل بعدی دفاتر کار ترکیبی از دفاتر خصوصی، با اتاقک‌های کار و دیوارهای موقت هستند که در قالب دفاتر باز برای کارمندان ایجاد می‌شوند. این اتاقک‌ها باید ضد صدا باشند و همه کارمندان بتوانند با تمرکز بالا مشغول کارشان باشند. این بخشی از چیزی‌ست که تا حدودی شاهد آن هستیم. در تحقیقی که توسط شرکت معماری و طراحی Genler در سال ۲۰۱۳ انجام شد، مشخص شد که ۵۴ درصد زمان کارکنان در طول بازه‌ای که در محیط کاری‌شان هستند بر تمرکز روی کارشان می‌گذرد. این عدد در سال ۲۰۰۸ حدود ۴۸ درصد بوده است.
نسل بعدی دفاتر کار ترکیبی از دفاتر خصوصی، با اتاقک‌های کار و دیوارهای موقت هستند که در قالب دفاتر باز برای کارمندان ایجاد می‌شوند.
در انتها مشخص شده که دفاتر کار چندمنظوره که محیط‌های مجزایی برای کار کارکنان در آنها در نظر گرفته‌شده و امکان کار در بخش‌های مختلف دفتر به وجود آمده، بازدهی کلی را افزایش داده‌اند.
«هالی هانیخ» (Holly Honig) – مدیر کارخانجات Herman Miller که به تولید لوازم منزل می‌پردازد- در این رابطه می‌گوید من در طول کار الزاما پشت میزی که به من اختصاص داده شده نمی‌نشینم. ممکن است بیرون اتاق کنفرانس مشغول کار باشم یا در بخشی دیگر مشغول صحبت با تلفن باشم.
به‌علاوه، هالی اشاره می‌کند که معمولا با لپ‌تاپش در بوفه‌ی شرکت است که برایش محیطی پرانرژی‌تر است. هنگامی که هالی نیاز به تمرکز بیشتری دارد یا مشغول صحبت کردن با تلفن‌ش است، به میز کارش برمیگردد یا به اتاق تمرکز می‌رود.
در حال حاضر دیوارهای کوتاه هنوز بستر اصلی دفاتر کار را تشکیل می‌دهند. این دیوارها در سال ۱۹۶۴ در هرمن میلر و توسط مدیر وقت آن «رابرت پراپست» (Robert Propst) ابداع شدند تا بهبودی بر ساختار دفاتر کار باز باشند و تا حدودی به حریم شخصی کارکنان در محیط کار کمک کنند. این دیواره‌ها از پنل‌هایی با کیفیت ساخته شدند و امکان جداسازی و جابجایی آنها ساده بود. بنابراین کارکنان می‌توانستند تصمیم بگیرند که ایستاده یا نشسته کار کنند، فضای کاری خودشان را داشته باشند و امکان تغییر فضای کاری، برای‌شان مهیا باشد. هدفی که پراپست امیدوار بود با این دیواره‌های کوتاه به آن برسد.
ابداع او که با عنوان Action Office شناخته شد، با هدف بازشناسی بیشتر حس انسانی در محیط کار ایجاد شد اما شرکت‌ها نگرانی‌های خودشان را برای استفاده از این ابداع پراپست داشتند. در حالی که رقبا مشغول فروش نمونه‌های خود بودند و با بهره‌گیری کورکورانه از ایده‌ی پراپست، محصولات‌شان را با کیفیتی پایین‌تر و اندازه‌هایی کوچک‌تر ساخته و روانه بازار می‌کردند. به طوری که بسیاری از محصولات نامناسب و بی‌کیفیت در دفاتر کار سراسر کشور به چشم می‌خورد. در اوایل دهه ۸۰ میلادی که فروش کامپیوترهای شخصی رشدی انفجاری پیدا کرده بود، فروش میزهای کار هم با افزایشی چشمگیر مواجه شد.
با وجود اهداف پراپست، در ۱۹۹۰ ایده‌ی اتاقک‌های کار در دفاتر از مد افتاد. کارمندان هم آن را ترجیح نمی‌دادند و همین باعث شد شرکت‌ها دیوارک‌های دفترهای کار را حذف کنند. این تغییر البته به کاهش هزینه‌های شرکت‌ها هم کمک کرد. چرا که در کنار عدم هزینه برای تامین و نصب دیوارک‌ها، شرکت‌ها می‌توانستند در دفاتر تعداد بیشتری کارمند را جای دهند. امروزه بسیاری از شرکت‌ها از اتاقک‌های ۲×۲ متری برای جداسازی کارمندان استفاده می‌کنند. با حذف دیوارها، فضای کار هر کارمند به چیزی حدود یک تا یک و نیم متر مربع میرسد که باعث می‌شود در یک طبقه از یک دفتر کار باز بتوان ۳۰۰ تا ۴۰۰ کارمند را جای داد. این وضعیت بدون اغراق چیزی شبیه مرغدانی است. به گفته‌ی «متیو دیوید» (Matthew David) -روانشناس سازمانی و طراح دفتر کار- کمتر کسی علاقمند به گذراندن وقتش در چنین دفتر کاری است.
با توجه به پیشرفت‌های اقتصادی و تغییر شیوه‌ی کار افراد در محیط‌های کاری، دفاتری که با اتاقک‌ها جدا شده بودند کمتر مورد توجه قرار گرفتند و شرکت‌ها به سمت تغییر ظاهر دفاترشان پیش رفتند. در حال حاضر تخمین زده می‌شود که ۱۵ تا ۲۰ درصد دفاتر کار شرکت‌ها به طور کامل به دفاتر باز تبدیل شده‌اند.
با وجود تمامی مخالفت‌ها، ممکن است به‌زودی در موج جدید دفاتر کار جدیدتر قرار گیریم. چرا که ناگهان دلایل مختلفی برای تغییر نگاه فعلی به طراحی دفاتر کار پیدا شده که می‌تواند عامل ایجاد این موج شود. سوال بزرگ برای بسیاری از صنایع این است که چگونه باید محیط‌هایی ایجاد کرد که افراد بخواهند به عنوان دفتر حداقل یک سوم روزشان را در آن سپری کنند؟
در عین حال با توجه به روند تغییر فاکتورهای جاری، روند اندازه‌گیری فاکتورهای موثر بر بازدهی اهمیت بیشتری پیدا کرده است. ابزارهای قابل حمل و روش‌های ارتباطی‌ای مانند Slack روند مدیریت امور در محیط‌های کاری و همین‌طور اندازه‌گیری میزان بازدهی کارکنان را بهبود بخشیده و مولفه‌هایی مثل زمان ثابت کار، محل کار و چگونگی انجام کار جای خود را به انجام مفید امور داده‌اند.
در حال حاضر دفاتر منعطف در حال جایگزین شدن با دفاتر کار سنتی یا باز شده‌اند. در این محیط‌های کاری فضای بیشتری در اختیار کارمندان قرار می‌گیرد. همه می‌توانند در بخش‌های مختلف دفتر با لپ‌تاپ‌های خود مشغول کار شوند. با ورود به این دفاتر محیط‌های متنوع کاری را شاهد هستیم. میز و صندلی‌های ثابت، کاناپه‌های راحت، میزهای بزرگ و کوچک در بخش‌های مختلف و افرادی که با هدفون‌هایی در گوش، در گوشه و کنار این دفاتر نشسته و مشغول کارند. میزان تمرکز کاری در این دفاتر برای کارکنان به مراتب بیش از سایر محیط‌هاست.
برای مثال در یک دفتر کار با مساحت تقریبی ۳۰۰۰ متر مربع حدود ۲۵۰ نفر مشغول به کارند و این به معنی فضایی بسیار بزرگ برای هر نفر و البته اختیار انتخاب محیط کار است. افراد حتی می‌توانند در خارج از ساختمان هم مشغول کار یا برگزاری جلسه‌ها باشند که این میزان بازدهی و خلاقیت را نیز افزایش می‌دهد.
در حال حاضر مفهوم میزهای کار ثابت رو به زوال است. اگر در دفتری که توصیف شد مشغول به کار نیستید، احتمالا در آینده‌ای نه‌چندان دور در چنین دفتر کاری مشغول شده و از مزایای آن برخوردار می‌شوید. قاعدتا در چنین محیطی بازدهی بیش از حضور فیزیکی در اولویت است و این به معنی رضایت بیشتر کارفرما و کارمندان است.
در واقع می‌توان گفت این مفهوم تازه‌ای‌ست که در آینده‌ای نه چندان دور جایگزین دفاتر کار باز می‌شود و مفاهیم سابق در حوزه طراحی دفتر کار را دستخوش تغییر جدی می‌کند.
دفتر کار بدون مرز
دفاتر کار منعطف در حال حاضر در حال جایگزین شدن با دفاتر کار سنتی و باز هستند. برای مثال اگر شما در ساعت کاری وقت دکتر داشته باشید، به‌راحتی می‌توانید در طول ساعت نهار دفتر را ترک کنید، به وقت دکتر برسید و در زمان شام ایمیل‌های کاری را در خانه ارسال کرده یا پاسخ دهید. در صورت جایگزین شدن چنین تغییری، شرکت‌ها هم کار از دور کارکنان را به کار حضوری آنها ترجیح خواهند داد.
این سطح از انعطاف در محیط کاری اجازه می‌دهد کارمندان بتوانند تعادل بیشتری هم بین زندگی شغلی و شخصی‌شان ایجاد کنند. پیشرفت تکنولوژی‌های موبایل به کارمندان کمک می‌کند که در هر محیطی بتوانند به امور شغلی‌شان بپردازند. ساعات کاری ثابت جای خود را به وظایف موثر داده‌اند. در عین حال، مدیران، کارمندانی که بیشتر در دسترس هستند را به کارمندانی که ساعات ثابتی تنها در محیط کار حضور دارند، ترجیح می‌دهند.
در یک نظرسنجی در آمریکا نیمی از کارکنان آمریکایی گفته‌اند که به‌صورت مرتب ایمیل کاری خود را پس از ساعات کاری و حتی آخر هفته‌ها، چک می‌کنند. دفاتر کار مدرن تبدیل به مفهومی نامشخص شده که در حال تبدیل کردن دفاتر به کافی‌شاپ‌هایی با مبلمان و حتی تخت‌خواب است. در واقع هر جایی که اتصال اینترنتی در محیط دفتر و خارج از آن برقرار باشد، می‌تواند در این قالب تازه دفتر کار به حساب آید.
به زبان بهتر شاید بتوان گفت که دفاتر کار در حال تبدیل شدن به محیط‌هایی شبیه خانه‌ها شده‌اند. فضاهایی که از لحاظ بصری زیبا هستند و دنج و راحت به نظر می‌رسند. محیط‌های کاری کم‌کم در حال تبدیل شدن به فضاهایی برای زندگی هستند.
این سطح از انعطاف شاید مفهوم خانه و محیط کار را با یکدیگر تلفیق کند. به شکلی که هر دو فضا برای کار حرفه‌ای و زندگی راحت، مناسب باشند. وقتی که یک محیط خروجی کاری مفیدی داشته باشد فرقی نمی‌کند که آن محیط برای مخاطب خانه به حساب آید یا محیط کاری.
«مینا کرنک» (Meena Krenek) که یک معمار است اعتقاد دارد که ما دیگر محیط‌های کاری را با این پیش‌فرض که افراد باید ۸ تا ۹ ساعت در روز را به صورت ثابت در آن بگذرانند طراحی نمی‌کنیم. حالا کارها هر ساعت و هفت روز هفته در حال انجام شدن توسط کارمندان هستند.
شما چه فکر می‌کنید؟ آیا دفتر کار شما محیطی باز است یا با اتاق یا اتاقک‌هایی از سایر همکاران خود جدا شده‌اید؟ به نظر شما چه تغییراتی می‌تواند عامل ایجاد تحول در فضای کاری شما و افزایش بازدهی‌تان باشد؟ به نظر شما مدیران مجموعه‌ای که در آن هستید برنامه‌ای برای ایجاد این تغییرات مثبت دارند؟ اگر مدیر هستید، با توجه به پیشرفت‌های تکنولوژیک و دسترسی راحت به فضاهای کار مجازی و ارتباط کاری کارمندان و کارکنان، چه تغییری می‌تواند در کوتاه‌مدت یا میان‌مدت در محیط کاری آنها اعمال شود و این تغییر چه اثری بر بازدهی، خلاقیت و حس همکاری آنها در میان‌مدت و درازمدت خواهد داشت؟
منبع: Fortune
مطلب بسیار جالب بود. با سپاس