بهترین ابزارهای یک دورکاری موفق – بخش اول

با پیشرفت روزافزون فناوری‌های ارتباطی، سد بزرگی به نام «بُعد مسافت» از سر راه بشریت برداشته شده. امروزه مراوده با دورترین نقاط زمین برای همگان امکان‌پذیر است. خصوصا با عالم‌گیر شدن اینترنت، ارتباط با هر کس و در هر جا به‌راحتی هرچه تمام‌تر صورت می‌گیرد. همین سهولت در ارتباط باعث شده در بسیاری موارد لزوم حضور فیزیکی در نشست‌ها، قرارها و حتی سر کار کم‌رنگ‌تر شود؛ تا جایی که در برخی کشورهای توسعه‌یافته قریب به یک چهارم افراد در منزل کار می‌کنند و از هم‌آن‌جا با محل کارشان در ارتباطند. اگر شما هم علاقه‌مند به دورکاری هستید، یا در آینده قصد دارید در فضای دل‌چسب منزل کسب درآمد کنید، با ما در این مجموعه‌‌ی دو بخشی همراه باشید تا به معرفی برخی از کاربردی‌ترین ابزار‌های مورد نیاز برای این امر بپردازیم.

‌‌‌   ‌‌

پیش از شروع لازم به اشاره است که در عمل در کشور ما، دسترسی به تمام امکانات برخی از نرم‌افزارهایی که از دیدتان خواهد گذشت به‌سادگی ممکن نیست. به‌علاوه برای بیشترین بهره‌گیری، خوب است ابتدا بستر کاری خود و شرکت‌تان را مشخص کرده، سپس به‌سراغ تعیین نرم‌افزارهای مورد نیاز بروید.

مثلا اگر کاربر محصولات مایکروسافت هستید انتخاب یک حساب Outlook برای ایمیل و همگام کردن آن با Skype ،MS Office ،OneDrive ،OneNote و Office Lens می‌تواند کمک شایانی به عملکرد یکپارچه‌ی نظام کاری شما بکند؛ هرچند اغلب این نرم‌افزارها چندبستره هستند، ولی یکپارچگی همه‌ی کارکنان در استفاده از نرم‌افزارها، مزایای بیشماری دارد و از بروز خطاهای احتمالی جلوگیری می‌کند.

‌‌‌

۱- Basecamp

گاهی فعالیت شما به‌گونه‌ای است که جهت پیشبرد پروژه‌ها، پیوسته به مدیریت، نظارت و ارتباط با همکاران نیاز بوده و حتی برخی اوقات باید وظایف مشارکت‌کنندگان در پروژه را تعیین کرده یا تغییر داد؛ در این صورت Basecamp راه‌کار خوبی برای‌تان خواهد بود.

‌‌‌

‌‌‌

۲- Boomerang

خیلی وقت‌ها فاصله تا محل کار آن‌قدر زیاد است که لازم می‌شود با ساعت کشورهای مختلف هماهنگ شده، تقویم و ایمیل خود را طبق یک جدول زمانی تنظیم کنید. این‌جا است که Boomerang می‌تواند حساب جی‌میل‌تان را برای این کار آماده کند. البته هرچند این نرم‌افزار نسخه‌ای برای Outlook مایکروسافت هم دارد؛ ولی بهترین نتیجه‌ی رایگان را با جی‌میل و مرورگر گوگل کروم به شما خواهد داد.

‌‌‌

‌‌‌‌‌‌

۳- Dropbox

محدودیت‌هایی که خدمات‌دهندگان اینترنت در کشور برای حجم ترافیک قرار داده‌اند استفاده از فضاهای ذخیره‌سازی ابری را به امری لوکس تبدیل کرده؛ ولی حقیقتا امکاناتی که این نوع ذخیره‌سازها در اختیار کاربران‌شان قرار می‌دهند باعث می‌شود باوجود همه‌ی دشواری‌ها نتوانیم از خیر آن‌ها بگذریم.

دراپ‌باکس یکی از شناخته‌شده‌ترین ارایه‌دهندگان فضای ذخیره‌سازی ابری است که ویژگی چندبستری (چندپلتفرمی)، آن را به انتخاب اول بسیاری از کسب‌و‌کارها بدل کرده. دراپ‌باکس امکان هم‌گام‌سازی بالایی با محصولات و خدمات دیگر شرکت‌های بزرگ را دارا است. این امر موجب می‌شود کاربران با خیال راحت از این ذخیره‌ساز برای امور مختلف بهره بگیرند.

در کنار دراپ‌باکس، OneDrive مایکروسافت و Drive گوگل هم بهترین هماهنگی را با محصولات شرکت‌های مادر خود دارند؛ اگر دنبال یکپارچگی و تجمیع فعالیت‌ها هستید، حتما باید به استفاده از این ابزارها هم فکر کنید.

‌‌‌

‌‌

۴- Join.me

همیشه انجام هماهنگی‌ها از راه دور، فقط با ارسال یک ایمیل یا استفاده از ابزارهای ارتباطی معمول میسر نیست. گاهی لازم می‌شود افراد دخیل در پروژه با هم، نشستی برگزار کنند و در لحظه، تصمیماتی بگیرند.

در این صورت Join.me می‌تواند چاره‌ی کار باشد و یک ویدیو کنفرانس خوب را به شما ارایه دهد. این نرم‌افزار نیز در چندین بستر (پلتفرم) قابل استفاده است و مجموعه را محدود نمی‌کند.

‌‌‌‌

‌‌‌

۵- Narrow.io

به هر شکلی که می‌خواهید کار کنید؛ دورکاری، حضوری، نیمه‌حضوری و … اما از یک مساله نباید غافل شوید و آن‌هم نحوه‌ی حضور در شبکه‌های اجتماعی است. لینکدین به‌عنوان یک شبکه‌ی اجتماعی برای کسب‌و‌کارها، به‌خوبی جایش را باز کرده و باید بیاموزید چطور از این شبکه بیشترین بهره را ببرید.

اما شبکه‌های اجتماعی دیگری همچون توییتر هم خصوصا بر کسب‌و‌کار شما، انفرادی یا گروهی، تاثیر بسزایی دارند. این مساله که بتوانید افراد بیشتری را به پیگیری مطالب خود وا دارید، در پیشبرد اهداف کاری‌تان قطعا موثر خواهد بود. Narrow.io این کار را با هدف دنبال‌ کردن افراد مشخص و مورد نظر انجام می‌دهد.

‌‌‌‌   ‌‌

‌‌‌   ‌‌‌

۶- Trello

گاهی تنها به‌صورت نوشتاری دنبال کردن پروژه‌های در جریان دشوار است و داشتن یک دید کلی از پروژه و این‌که قدم بعدی چه خواهد بود کمک شایانی به درک بهتر اوضاع می‌کند؛ به‌ویژه اگر کار، گروهی باشد.

Trello از نرم‌افزارهای شناخته‌شده در این زمینه، روی اکثر بسترها موجود است تا خیال شما را از بابت استفاده از آن در دستگاه‌های مختلف آسوده کند.

‌‌‌‌   ‌‌

‌‌

۷- Toggl

همان‌طور که متوجه شده‌اید برای ما وجود یک نرم‌افزار در بسترهای مختلف مهم است. Toggl قطعا یکی از این نرم‌افزارها جهت رصد زمان‌های صرف‌شده برای امور مختلف است. به‌کمک Toggl می‌توانید ببینید زمان ارزشمندتان صرف چه کارهایی می‌شود و هریک چه‌قدر از وقت شما را می‌گیرند. مطمئن باشید برای افزایش بهره‌وری در دورکاری، زمان‌بندی از مهم‌ترین عوامل است.

‌‌

‌‌‌

۸- Skype

اولین چیزی که برای دورکاری به‌صورت اصولی نیاز دارید یک ارتباط قابل اتکا و خوب است که Skype مایکروسافت به‌راحتی این امکان را به شما می‌دهد. کیفیت بالای تماس‌های صوتی، تصویری و نوشتاری این نرم‌افزار به‌علاوه‌ی چندبستره بودنش موجب می‌شود آن را در فهرست خود جای دهیم.

همچنین امکانات حرفه‌ای‌تری چون ویدیو کنفرانس و شماره‌ی بین‌المللی، آن را به یک نرم‌افزار همه‌روزه برای دورکاری بدل می‌کند. اما نرم‌افزارهای دیگری مانند oovoo هم می‌توانند بسیاری از نیازهای ارتباطی شما را برآورده کنند.

‌‌‌

‌‌‌

۹- ارتباط پستی

اگر شغل‌تان طوری است که نیاز به ارسال بسته‌های پستی و احیانا دریافت مبلغ آن در مقصد دارید، لازم است با شرکت‌هایی که چنین خدماتی را ارایه می‌دهند قرارداد ببندید.

توجه داشته باشید که اگر تازه کارتان را شروع کرده‌اید خوب است برای جلب اعتماد مشتری ابتدا حتما روش پرداخت در محل را در بین شیوه‌های دیگر دریافت وجه بگنجانید.

‌‌‌

‌‌‌   ‌‌

۱۰- ایجاد امکان پرداخت اینترنتی

با رایج شدن خرید اینترنتی و جلب اعتماد مصرف‌کنندگان تمایل به پرداخت غیرحضوری وجه هم بیشتر شده. اگر محصول نهایی فعالیت شما (کالا یا خدمت) به‌صورتی است که امکان چنین پرداخت‌هایی را میسر می‌کند، حتما با یکی از بانک‌ها جهت برقراری ارتباط با درگاه اینترنتی، وارد مذاکره شوید.

توجه داشته باشید که روش‌های دیگری هم برای اخذ وجه از مشتری وجود دارد؛ لذا لازم است با بررسی دقیق‌تر، روش مناسب خود را انتخاب کنید. در هر صورت مطمئن باشید یک حساب بانکی و شماره حساب شبا، کارت پول متصل به شتاب و دسترسی به اینترنت‌بانک از ملزومات دورکاری هستند.

راستی اصولا شما چه‌قدر با دورکاری موافقید؟ به نظرتان فضای این شیوه‌ی کار کردن در کشور فراهم است؟

‌‌‌‌

منبع: Entrepreneur